Reglamento para los Procesos de Contratación de las Empresas del Instituto Costarricense de Electricidad, de 14 de Marzo de 2016

Emisor:Instituto Costarricense de Electricidad
 
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INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

Aprobado el Consejo Directivo en el artículo 2 del Capítulo I del acta en firme de la Sesión 6168 del 14 de marzo del 2016.

REGLAMENTO PARA LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE LAS EMPRESAS DEL

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objetivo. El presente reglamento tiene como objetivo regular la actividad de contratación de bienes y servicios de las empresas del Instituto Costarricense de Electricidad, en adelante las Empresas.

Artículo 2. Cobertura. Regirá los procesos de contratación de bienes y servicios de las empresas Radiográfica Costarricense Sociedad Anónima, en adelante RACSA, Compañía Nacional de Fuerza y Luz Sociedad Anónima, en adelante CNFL, Cable Visión de Costa Rica S.A. en adelante (CVCR), Compañía Radiográfica Internacional Costa Rica Sociedad Anónima, en adelante CRICSA y todas aquellas empresas constituidas o adquiridas por el Instituto Costarricense de Electricidad, en condición de accionista mayoritario.

Se exceptúa de la aplicación del presente Reglamento, la actividad de prestación de servicios que brindan las Empresas en el ámbito de su giro comercial, las relaciones de empleo, los fondos de caja chica y la contratación de servicios públicos.

Artículo 3. Principios. La actividad de contratación se regirá, entre otros, por los siguientes principios: eficiencia, eficacia, publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe, neutralidad tecnológica, sostenibilidad ambiental, legalidad y seguridad jurídica, razonabilidad y proporcionalidad, entre otros.

Artículo 4. Jerarquía de las Fuentes de Derecho. Las contrataciones de las Empresas se regirán por los principios constitucionales y el Derecho Común, según el siguiente orden:

  1. Constitución Política.

  2. Instrumentos Internacionales ratificados por Costa Rica.

  3. Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades del Sector Telecomunicaciones.

  4. Reglamento para los Procesos de Contratación de las Empresas del Instituto Costarricense de Electricidad.

  5. Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades del Sector Telecomunicaciones.

  6. Cartel.

  7. Contrato u orden de compra.

  8. Código de Comercio.

  9. Código Civil.

    Artículo 5. Capacidad para Contratar. Las Empresas tienen plena capacidad para realizar todo tipo de contratos de orden lícito, típico o atípico, con el propósito de comprar, enajenar o arrendar bienes y servicios, constituir fideicomisos y en general, cualquier otro tipo contractual que resulte necesario para el debido cumplimiento de sus fines. La modalidad de contrato se establecerá en el Cartel.

    Artículo 6. Prohibiciones. Aplicará el régimen de prohibiciones que se regula en la Ley de Contratación Administrativa.

    CAPÍTULO II

    Definiciones

    Artículo 7. Definiciones. Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:

    Administrador de contrato (AC): Es la persona encargada de especificar el Cartel de la contratación, participar en los estudios de análisis y evaluación técnica de las ofertas y administrar los contratos de suministro de bienes, obras y servicios que suscriban las Empresas con particulares o terceros, con el fin de asegurar el fiel cumplimento de las condiciones contractuales pactadas objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. Dependiendo de la complejidad de la contratación el AC podrá contar con la colaboración técnica de un equipo de trabajo.

    Administración Superior de las Empresas: Estará constituida, según sea el caso, por cualquiera de los siguientes Órganos: Consejo de Administración o Junta Directiva, y Gerencia General.

    Acta de recepción definitiva: Acto formal y por escrito a través del cual se deja de manifiesto que el contratista ha cumplido a satisfacción del AC, con la prestación contratada (ya sea bienes, obras o servicios). El acta en mención es el documento requerido para la confección de la orden de pago en los casos en que exista una entrega definitiva.

    Asesoría Jurídica: Dependencia encargada de brindar la asesoría legal en materia de contrataciones que requiera la Empresa.

    Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Responsable de coordinar los procesos de contratación administrativa requeridos en su área, asesorando a los AC y demás involucrados en los procesos de compra, con apego a la normativa vigente, incluyendo los acuerdos y directrices emitidos por la Administración Superior, en atención a los mejores intereses de la empresa, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el enlace oficial entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias técnicas.

    Contratación irregular: Es aquella contratación que transgrede los procedimientos establecidos, de tal modo que se afecten formalidades sustanciales.

    Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Empresa del ICE para la ejecución de un contrato.

    Director de Proyecto: Persona asignada por la Empresa del ICE para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto y que impacten en la planificación estratégica del negocio. Aplica para aquellos proyectos en que por su complejidad o volumen sea necesario para la debida coordinación con el AC.

    Expediente de la Contratación: Archivo histórico de determinado procedimiento, que físicamente estará custodiado en la Proveeduría, el cual se deberá mantener foliado y debidamente actualizado. También podrá estar dicho expediente en formato electrónico o digital.

    Fecha Máxima de Pago: Fecha límite que tiene la Empresa para pagar de acuerdo con lo pactado en la contratación del bien o servicio, tomando en consideración que el pago se realizará transcurridos 30 días naturales después de la recepción de la factura en forma correcta y recibido a satisfacción el bien o servicio por parte del AC. Podrán existir plazos mayores de pago, cuando así se acuerde con el contratista, por las condiciones especiales de la contratación.

    Forma de Pago: Es la que define el monto o porcentaje a cancelar contra cada evento que da lugar a un pago.

    Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados de la Empresa, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez entregados los bienes, obras y/o prestados los servicios, cobradas las multas y/o cláusula penal en los casos que corresponda y que la Empresa haya efectuado los pagos, entre otros.

    Fragmentación Ilícita o Fraccionamiento: Es cuando contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo.

    Jerarca: Para efectos de cualquier procedimiento de contratación se entenderá como jerarca al Gerente General.

    Modalidad de pago: Se refiere a los instrumentos bancarios disponibles para hacer efectivo un pago y corresponden a transferencia electrónica de fondos, carta de crédito documentaria y excepcionalmente el cheque.

    Oferente: Toda persona física o jurídica que somete su propuesta a la Empresa dentro del

    procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos en el Cartel.

    Programa de Adquisiciones: Es el plan mediante el cual la Empresa da a conocer las adquisiciones requeridas para el año correspondiente para los procedimientos de concurso de adquisición.

    Proyecto: Conjunto de actividades temporales para crear y/o modificar un producto, servicio o resultado único, debe estar alineado con la Estrategia Empresarial y haber sido autorizado en la fase de pre inversión, por quien tiene competencia para ello.

    Reajuste, reclamo y actualización de precios: Mecanismo por el cual se mantiene o restablece el equilibrio financiero del contrato.

    Registro de Proveedores: Es el instrumento en el que se inscriben las personas físicas y jurídicas, que desean participar en los procesos de contratación de las Empresas.

    Rescisión contractual: Forma anormal de extinción del contrato, por causas de interés público, mutuo acuerdo (oportunidad y conveniencia), caso fortuito o fuerza mayor.

    Resolución contractual: Forma anormal de extinción del contrato en forma unilateral, por causa de incumplimiento imputable al contratista.

    CAPÍTULO III

    Órganos competentes

    SECCIÓN I

    Órganos que adjudican

    Artículo 8. La Junta de Adquisiciones ICE/Corporativa, el Consejo de Administración o Junta Directiva, las Gerencias respectivas, los Directores, la Proveeduría o Área Encargada de tramitar los procedimientos de contratación de la Empresa, adjudicarán la contratación de bienes, obras y servicios en las áreas de su competencia, de acuerdo con los límites económicos que corresponda a cada uno de ellos, según el monto definido por el Consejo de Administración o Junta Directiva y los plazos establecidos por la Proveeduría o Dependencia de adquisiciones de la empresa.

    Las cesiones de contrato serán autorizadas por el órgano que adjudicó. Para tal fin se requerirá contar con el criterio legal de la Asesoría Jurídica.

    En caso de que se requiera efectuar alguna de las gestiones correspondientes a la etapa de ejecución contractual, y se trate de un contrato aprobado por la Junta de Adquisiciones Corporativa, corresponderá al Gerente de la empresa interesada aprobarla, o bien, si se trata de una compra en la que participan dos o más empresas del ICE corresponderá al Gerente competente del ICE realizar la aprobación respectiva.

    SECCIÓN II

    Proveeduría o Dependencia encargada de Contrataciones

    Artículo 9. Es la dependencia encargada de la conducción de los procedimientos de contratación y normar su organización y funcionalidad, así como velar porque estos procedimientos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.

    Para el eficiente y eficaz cumplimiento de sus funciones, todas las...

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