REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DEL INSTITUTO DE DESARROLLO RURAL
| Fecha de publicación | 26 Febrero 2015 |
| Número de registro | IN2015009504 |
| Emisor | INSTITUTO DE DESARROLLO RURAL |
REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL
DE BIENES DEL INSTITUTO DE DESARROLLO RURAL
A fin de que se sirva proceder a su ejecución, me permito comunicarle el acuerdo tomado por la junta directiva en el artículo N° 38 de la sesión ordinaria 043-2014, celebrada el 15 de diciembre de 2014.
ARTÍCULO TREINTA Y OCHO
Se presenta para conocimiento y consideración de la y los señores Directores el oficio DAF-560-2014, suscrito por el Lic. Enrique Corrales Marín. MBA, Director Administrativo Financiero, remite oficio DA-271-2014, suscrito por el Ing. Alfonso Quesada Chacón, Jefe Departamento Administrativo, en el que solicita que se modifique el Acuerdo tomado por la junta directiva en el artículo 24 de la sesión ordinaria 039-2014, celebrada el 17 de noviembre de 2014, relacionadas con el “Reglamento para el Registro y Control de Bienes del Instituto de Desarrollo Rural”, para que se lea tal como se solicita.
Analizado el Caso:
Acuerdo N° 38
Se conoce el oficio DAF-560-2014, suscrito por el Lic. Enrique Corrales Marín. MBA, Director Administrativo Financiero y con fundamento en el oficio DA-271-2014, suscrito por el Ing. Alfonso Quesada Chacón, Jefe Departamento Administrativo, se acuerda:
1) Derogar el Acuerdo tomado por la junta directiva por medio del Artículo 24 de la sesión ordinaria 039-2014, celebrada el 17 de noviembre de 2014.
2) Aprobar el “Reglamento para el Registro y Control de Bienes del Instituto de Desarrollo Rural; según se detalla a continuación:
INSTITUTO DE DESARROLLO RURAL
REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE BIENES DEL INDER
Con fundamento en el Artículo 188 de la Constitución Política, el Artículo 24 inciso n) de la Ley 9036, que transforma al Instituto de Desarrollo Agrario (IDA) en el Instituto de Desarrollo Rural (INDER), publicada en La Gaceta N° 103 del 29 de mayo del año 2012, la Ley de Control Interno 8292, el Título IX de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131 y su Reglamento y el Artículo 107 de la Ley de Contratación Administrativa N° 7494, se dicta el presente Reglamento, para el Registro y Control de Bienes del Instituto de Desarrollo Rural.
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Objetivo General. Este reglamento establece las normas y procedimientos para un adecuado registro, identificación, manejo eficiente y control de los activos patrimoniales; regulando lo relacionado con: recepción, traslado, asignación, préstamos, reparaciones, reposiciones, inclusiones, exclusiones, conservación, buen uso y actualización de los inventarios de los activos, tanto a nivel central como regional. Igualmente determina las responsabilidades de los funcionarios a cargo de esos activos.
Artículo 2º—Alcance. Los lineamientos establecidos en este documento serán de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios y su incumplimiento podría acarrear las responsabilidades civiles y penales establecidas en la normativa legal que rige esta materia.
Artículo 3º—Definiciones. Para todos los efectos de este reglamento se entenderá por:
1. Políticas y procedimientos de activos: Normas administrativas que las unidades competentes elaboran y que son promovidas por la Dirección Administrativa Financiera y aprobadas por la Junta Directiva del Instituto, en relación con el registro, custodia y salva guarda de los activos.
2. Planificación de compras: Identificación y previsión que hacen las distintas dependencias Institucionales de los bienes que requerirán y que habrán de ser adquiridos por medio de la Unidad de Contratación y Suministros, que serán agrupadas en un consolidado denominado Programa Anual de Adquisiciones, publicado en el Diario Oficial, en el mes de enero de cada año.
3. Bien mueble: Son aquellos bienes que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro manteniendo su integridad y que están sujetos a depreciación, excepto las obras de arte.
4. Bien inmueble: Son aquellos bienes considerados bienes raíces por tener de común la circunstancia de estar íntimamente ligados al suelo; unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, que no pueden trasladarse o separarse del suelo sin ocasionar daños a los mismos.
5. Propiedad Planta y Equipo: Son los activos tangibles que posee el Instituto para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlo a terceros o para propósitos administrativos; y se espera que serán utilizados durante más de un período contable. (NICSP17)
6. Contratación y Suministros: Unidad Administrativa designada por Ley para tramitar y realizar las compras de bienes muebles tanto a nivel central como territorial.
7. Unidad de Control y Registro de Activos: Dependencia del Departamento Administrativo con responsabilidad de registrar, administrar, controlar y dar seguimiento a todos los movimientos de los activos bajo inventario y mantener actualizado el sistema informático de registro y control.
8. Asignación y distribución de bienes: Actividad de control interno que realiza la Unidad de Activos en conjunto con las jefaturas para entregar un bien al funcionario responsable de su administración, custodia y uso razonable, de acuerdo a lo establecido en el presente documento.
9. Responsable del Activo: Funcionario del Instituto que se le asigna un bien para el buen desempeño de sus funciones. En caso de bienes cedidos a terceras personas mediante las figuras de convenios institucionales, contrataciones u otros, los mismos quedarán bajo la responsabilidad del funcionario del Instituto que se designe como Fiscalizador o Coordinador del Proyecto.
10. Custodia: Obligación que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar los bienes que se le han asignado para el desempeño de sus funciones.
11. Uso: Adecuada y correcta utilización de los bienes que tiene asignados cada funcionario para el cumplimiento de sus deberes.
12. Recepción de un bien: Acto de recibo material de un bien verificando la cantidad, calidad y ajuste a las especificaciones técnicas en el proceso de compra, con la firma de recibo a satisfacción y con la factura original, mediante la cual el Instituto, incorpora los activos a su inventario de bienes. En forma semejante esa definición aplica para un bien donado, registrándose por su valor real de mercado o siguiendo lo establecido en la NICSP 17.
13. Registro: Proceso mediante el cual quedan debidamente documentados e ingresados en el sistema informático, los datos correspondientes a un bien institucional, en forma segura, íntegra y completa y que debe contener como mínimo, tipo del bien (mueble, inmueble, semoviente), el número de identificación patrimonial, la clase, la descripción o características específicas de los bienes asignados a una determinada unidad, el nombre del funcionario responsable, el costo del bien, la fecha de adquisición, la vida útil, el asiento de diario de registro del bien, la ubicación y el período de garantía.
14. Sistema de Registro de Bienes: Sistema mediante el cual se registra la información de todos los bienes que son parte del patrimonio Institucional que coadyuva en su administración y control.
15. Inventario: Es el registro documental en orden y precisión de los bienes pertenecientes al Instituto a una fecha determinada y que representa el valor registral de los mismos; es una relación detallada de los bienes el cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los Artículos, los precios unitarios y su ubicación física. Contablemente, es una cuenta de activo circulante que representa el valor de los bienes existentes en la Institución.
16. Garantías del bien adquirido: Las garantías son los documentos que permiten tener la certeza de que, en caso de vicios o defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso.
17. Derechos de propiedad intelectual: Es el conjunto de derechos que corresponde a la Institución respecto a las obras, documentos y legados patrimoniales, fruto de su creación.
18. Adiciones o mejoras: Aumento en el valor de un activo existente con miras a incrementar su capacidad, vida útil y/o eficiencia. Modificaciones aplicadas principalmente a los edificios y maquinaria, las cuales incrementan el valor del activo, por lo que constituyen partidas capitalizables.
19. Acta: Documento donde se deja constancia de cualquier donación, desecho, recibo u otro movimiento, que esté relacionado con los registros y controles de los activos Institucionales realizados por funcionarios responsables de la custodia y control de esos bienes.
20. Activos o Bienes en mal estado: Son todos aquellos bienes que por su estado físico, ya cumplieron su ciclo de vida y no tienen ninguna utilidad por su alto costo de reparación, difíciles de arreglar por carencia de repuestos, previa señalización de los responsables de emitir el criterio técnico respectivo, que pueden ser objeto de venta, destrucción o susceptibles de donación.
21. Bienes en desuso: Activos que en virtud del tiempo transcurrido desde su compra son calificados como obsoletos; también comprende aquellos fuera de uso que pueden ser objeto de reasignación, venta, donación o destrucción.
22. Mantenimiento: Proceso preventivo o correctivo que permite el buen funcionamiento de un bien y prolongar su vida útil.
23. Baja de bienes: Eliminación de bienes de los registros contables y de control de Activos de la Institución ya sea por: desecho, donación, venta, permuta, sustracción o pérdidas por causas extraordinarias provocadas por desastres naturales, siguiendo los procedimientos establecidos.
24. Donación de bienes: Es el acto por el cual el Instituto dispone a título gratuito de un bien de su propiedad a favor de una persona jurídica, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente reglamento.
25. Traslado de activos o bienes: movimiento de un bien que ha sido asignado de un funcionario a otro, mediante reasignación del mismo, ya sea en forma...
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