Reglamento del Sistema Institucional de Archivo de la Municipalidad de Heredia, de 16 de Noviembre de 2015

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MUNICIPALIDAD DE HEREDIA

REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL

DE ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD DE HEREDIA

Acuerdo tomado en sesión ordinaria número cuatrocientos cincuenta y tres-dos mil quince, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón Central de Heredia, el 16 de noviembre del 2015, en el artículo IV el cual dice:

REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL

DE ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD

DEL CANTÓN DE HEREDIA

Considerando:

Que la gestión de los archivos y de información es una parte fundamental de la gestión administrativa, esto por cuanto en las organizaciones se considera fundamental el valor de la información, la detección y eliminación de duplicidad de tareas, la disminución en los tiempos de búsqueda de información, la productividad y la calidad de los servicios.

Que la Municipalidad de Heredia, como generadora de información, debe definir los lineamientos internos que ordenen y faciliten la administración y control eficiente en el manejo, conservación, clasificación, facilitación y demás documentos producidos en la Institución.

Que es necesario establecer y fortalecer sistemas que permitan almacenar y organizar la información generada por la Institución para ponerla al servicio de los usuarios internos y externos de la Institución, en forma ágil, fácil y oportuna y así evitar que se pierda o se desconozca su existencia.

Que es obligación de la Municipalidad de Heredia cumplir las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202, y su Reglamento, Decreto Ejecutivo 24023-C. Por tanto,

Se emite el siguiente Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Municipalidad del Cantón Central de Heredia, el cual se regirá por las siguientes disposiciones, sin perjuicio de lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y en su Reglamento, Decreto Ejecutivo N° 24023-C:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1º-Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en este Reglamento serán aplicables a la materia archivística de la Municipalidad, sus funcionarios y aquellas personas que requieran los servicios que el municipio ofrece respecto de la información archivada, con el propósito de garantizar la eficiencia y buena administración de los archivos de la Institución.

Artículo 2º-Definiciones. Para una mejor comprensión y procurar el correcto cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento, se entenderá por:

  1. Archivo Central: El Archivo Central es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los archivos de gestión de la Municipalidad, los cuales, una vez finalizado su trámite, continúan vigentes y siendo objeto de consulta por los departamentos y usuarios en general. Por lo general comprende documentación con menos de treinta años de haberse originado. (según el artículo 40 de la Ley 7202)

  2. Archivo de Gestión: Es el que se establece en cada una de las Direcciones, Secciones y Unidades de la Municipalidad de Heredia, a fin de que se organice la documentación producida y recibida en función de las actividades de cada oficina. Estos fondos documentales integran el Sistema Archivístico en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos. Usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco años. (según el artículo 40 de la Ley 7202)

  3. Archivista: Persona encargada del Archivo Central, quien debe planificar, organizar y coordinar las labores técnicas de archivo.

  4. Clase documental: Es el medio o soporte en el cual se transmite el mensaje. Ej: Textual, gráfico, audiovisual, automatizada, entre otros.

  5. Clasificación: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental mediante criterios orgánicos, funcionales o por asuntos.

  6. ORFUAS: Sistema archivístico de custodia documental mediante la siguiente clasificación:

    1. Orgánica: Utilización de la estructura orgánica de la Institución para clasificar los documentos.

    2. Funciones: Clasificación de los documentos de acuerdo con las funciones y actividades de la Institución.

    3. Asuntos o materias: Clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a la que se refiere el documento.

  7. Serie documental: Conjunto de documentos con una misma tipología de una oficina productora. Ej. Las actas que en cada sesión aprueba el Concejo Municipal forman la serie Actas del Concejo Municipal.

  8. Sub serie documental: Subdivisión de la serie documental, identificada de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

  9. Tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

  10. Tipo documental: Está determinado por los caracteres internos y externos de los documentos que hacen que un documento se distinga de otro. Ejemplo: Un acta es un tipo documental que tiene características propias que la distinguen perfectamente de una carta.

  11. Unidad documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituida por un solo documento o por varios que formen un expediente.

    CAPÍTULO II

    Organización y funcionamiento del Archivo Central

    Artículo 3°.-Objetivos. El Archivo Central tiene como objetivos los siguientes:

  12. Organizar y conservar el patrimonio documental de la Municipalidad.

  13. Prever y satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa.

  14. Atender los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en sus necesidades de acceso a la documentación municipal.

  15. Facilitar la información y documentación necesarias para la investigación histórica, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente.

  16. Organizar, recoger, evaluar, gestionar y difundir el patrimonio documental de la Municipalidad.

    Artículo 4º-Competencias. Las competencias del Archivo Central son las siguientes:

  17. Centralizar la documentación tramitada por las Direcciones, Secciones y Unidades de la Municipalidad, de acuerdo con los plazos establecidos en las tablas de plazo de conservación y eliminación de documentos.

  18. Velar por la aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 y su Reglamento, Decreto 24023, así como las políticas archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y asesorar técnicamente al personal de la Municipalidad que labore en archivos de gestión.

  19. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, custodiar y facilitar la documentación producida y la que se haya recibido como producto de las funciones administrativas de la Municipalidad, para ello deberá:

    1. Reunir por medio de "Listas de Remisión", los documentos producidos y recibidos producto de las actividades de la institución.

    2. Mantener técnicamente organizados, todos los documentos, ya sean textuales, gráficos, audiovisuales, materiales, cartográficos y legibles por máquina incluyendo los soportes relacionados con aplicaciones informáticas.

    3. Poner a disposición del personal municipal y del público en general todos los fondos documentales existentes.

  20. Preparar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos, así como auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de los documentos que son producto de la gestión municipal.

  21. Entregar y facilitar a otras instituciones o personas interesadas, a sus expensas, copia o reproducción de los documentos que conserva, siempre y cuando prime la conservación plena de aquellos documentos con valor científico cultural.

  22. Promover capacitaciones al personal a cargo de los archivos de gestión, sea por medio Archivo Central, el Archivo Nacional o cualquier otra institución atinente.

  23. Realizar recomendaciones a los responsables de los archivos de gestión de las diferentes dependencias administrativas de la...

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