Resolución
| Fecha de publicación | 09 Abril 2024 |
| Número de registro | IN2024852362 |
| Emisor | JUNTA DE ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA, |
Se les comunica a todos los interesados, que nuestro Consejo de Administración en Sesión Ordinaria N° 09-2024, celebrada el 19 de marzo del 2024, Artículo II), acordó publicar:
REGLAMENTO DE FONDOS FIJOS DE CAJAS CHICAS
CAPÍTULO I:
Disposiciones generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regularán la asignación, la organización, el funcionamiento y el control a los “Fondos de Cajas Chicas”, el cual servirá como medio de pago facilitador de la ejecución presupuestaria y de las operaciones portuarias para la atención de gastos menores indispensables y urgentes.
Artículo 2º—Fondo de Caja Chica. Concepto. Se entiende por Fondo Fijo de Caja Chica, aquella suma de dinero fija que administre el Área Financiero Contable, a través del Proceso de Tesorería, para realizar gastos menores en la adquisición de bienes y servicios que tienen carácter de indispensables y urgentes, de las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas para realizar gastos por el Fondo Fijo de Cajas Chicas, las cuales se establecerán de conformidad con el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República y el SICOP.
Artículo 3º—Constitución de los Fondos Fijos de Caja Chica.
a) Los fondos estarán compuestos por dinero en efectivo, facturas o comprobantes de los pagos realizados que cumplan con los requisitos establecidos en este Reglamento.
b) “Vales por Adelantos de Caja Chica” que fueron emitidos a un funcionario de una unidad o departamento que están pendientes de liquidación.
c) Adelantos de Gastos de Viaje y transporte, emitidos a un funcionario de una unidad o departamento que están pendientes de liquidación.
d) Reintegros de Fondos de Caja Chica pendientes de giro.
e) Sobrantes de dinero.
Artículo 4º—Definiciones
a) Límite económico: monto máximo autorizado para el funcionamiento de la Caja Chica.
b) Gastos menores indispensables y urgentes: Son aquellos que se requieren para cubrir una necesidad de forma rápida y urgente, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra.
Los que autoriza comprar la Ley de Contratación Administrativa y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentran en el Almacén de Suministros, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en el Almacén. Además, entre los denominados gastos menores se consideran los viáticos y transporte dentro del país, así como el pago de cursos de capacitación, seminarios u otros similares.
c) Anticipo o adelanto: Suma de dinero que se solicita de forma anticipada a la erogación efectiva, para cubrir los gastos Autorizado por este Reglamento, tanto para la adquisición de bienes y servicios como para el reconocimiento de viáticos y transporte.
d) Reintegro: Suma de dinero que se deberá reintegrar o reembolsar periódicamente al fondo fijo, con base a las facturas de los gastos incurridos, con el propósito de reponer el dinero desembolsado y mantener un monto de efectivo suficiente para cubrir las necesidades futuras de las diferentes unidades o departamentos de la Administración, tanto Portuaria, como de Desarrollo.
e) Arqueo: Revisión y verificación periódica que se debe realizar a los recursos de los fondos de caja chica, para garantizar que el efectivo disponible, más los documentos de respaldo de las transacciones efectuadas y los reintegros pendientes, en el momento de su arqueo, sumen el monto total asignado al fondo.
Tanto la Auditoría General como la Dirección Administrativa Financiera, a través del Área Financiero Contable, la Contabilidad General u otra unidad, tendrán amplias facultades, para realizar sin previo aviso arqueos y verificaciones de estos fondos, tantas veces como lo consideren necesario.
Artículo 5º—Gastos menores indispensables y urgentes. Los que autoriza comprar la Ley de Contratación Administrativa que no excedan el monto máximo fijado en este Reglamento y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentran en el Almacén de Suministros, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en el Almacén.
Entre los denominados gastos menores se consideran los gastos por concepto de viáticos y transporte dentro del país, suministro de combustibles, pago de peajes, mantenimiento y repuestos.
Artículo 6º—Establecimiento del monto. El monto de los Fondos Fijos de Caja Chica será autorizado por el Consejo de Administración. Toda modificación o ampliación que se requiera, deberá solicitarla el Gerente de área al Consejo de Administración, previo estudio de la Dirección Administrativa Financiera mediante una solicitud que justifique su necesidad.
Artículo 7º—Custodia de los fondos. Cada fondo de caja chica estará bajo la custodia de un funcionario cajero, quien será el responsable directo del uso de estos fondos, conforme a este Reglamento. El funcionario será dependiente del Coordinador del Proceso de Tesorería.
Artículo 8º—Garantía de la Fondos de Caja Chica. Los encargados de la custodia de los fondos de Caja Chica, de conformidad con el Reglamento sobre la Rendición de Cauciones, deberán suscribir la póliza de fidelidad y responderán por el correcto manejo de estos fondos ante sus superiores inmediatos y ante los organismos de control interno y de fiscalización.
Artículo 9º—Faltantes y sobrantes de dinero. Los faltantes de dinero determinados en los arqueos de los respectivos fondos, serán cubiertos de inmediato por el responsable directo de su manejo. Los sobrantes de dinero resultado de los arqueos de los fondos de Caja Chica pasarán a engrosar los recursos de la institución, para lo cual se confeccionará un comprobante de ingreso y se depositaran en alguna de las cuentas corrientes bancarias de JAPDEVA.
Artículo 10.—Responsable del establecimiento de controles.
Las jefaturas del Área Financiero Contable, Coordinador de Tesorería, Jefe Administrativo y Jefe de Servicios Generales, deberán establecer los controles necesarios para asegurar el cumplimiento de lo establecido en el presente Reglamento.
CAPÍTULO II
Deberes y responsabilidades en el manejo
de los fondos fijos de caja chica
Artículo 11.—Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica.
La Administración de los recursos del Fondo fijo de Caja Chica de la Administración Portuaria y de la Administración de Desarrollo, estará bajo la responsabilidad del Coordinador de la Tesorería, como jefe inmediato de los cajeros, sin perjuicio de la supervisión que debe ejercer el jefe del Area Financiero Contable o Director Administrativo Financiero. Los Fondos de Caja Chica de Servicios Generales (Transportes), para los efectos técnicos estarán bajo la responsabilidad del Coordinador de Tesorería.
Artículo 12.—Funciones básicas. Para el correcto manejo de los fondos de caja chica, los funcionarios encargados, atenderán las siguientes funciones básicas:
a) Custodiar cuidadosamente los cheques girados por concepto de reintegros, así como los comprobantes y justificantes que respaldan el gasto, los cuales deben ser referenciados-sello de cancelado-claramente con el cheque en los términos que del artículo 17 de este Reglamento.
b) Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes guarden relación directa con el detalle del Adelanto o Vale de Caja Chica.
c) Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administración del Fondo de Fijo de Caja Chica.
d) Establecer un expediente en donde se archive el presente Reglamento y toda documentación que se refiera al mismo.
e) Mantener un sistema adecuado de control interno.
f) Confeccionar y presentar informes del manejo de los Fondos Fijos de Caja Chica, cuando las jefaturas superiores lo requieran.
g) Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento.
h) Las funciones se deben realizar conforme con lo dispuesto en el “Manual de Procedimientos de la Tesorería”.
Artículo 13.—Cambio de Cajero, responsable o encargado. Toda persona que asuma la responsabilidad de operar la Caja Chica sea en forma permanente o transitoria, lo hará según las disposiciones descritas en este Reglamento. La persona que asume como responsable recibirá la caja chica, previo arqueo y en presencia de la persona que hace entrega del efectivo y los adelantos, documentos, justificantes de desembolsos (adelantos, comprobantes de caja, liquidaciones de reintegro en trámite, y todo lo relacionado a formularios emitidos a la fecha). Así como el Coordinador del Proceso de Tesorería. Este procedimiento constará en el formulario de arqueo firmado en original y dos copias por quien entrega y quien recibe la Caja Chica, así como el superior inmediato de ambos.
CAPÍTULO III
De Los Desembolsos
Artículo 14.—Límite del gasto. Los desembolsos se deberán ajustar al monto de pago máximo establecido para cada Caja Chica, de conformidad con el límite fijado en este Reglamento, excepto los correspondientes a Adelantos y Gastos de Viaje y Transportes en el interior del país, que deberán ajustarse a lo dispuesto por el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios Públicos emitidos por la Contraloría General de la República.
Las compras de bienes o servicios por montos superiores al límite de pago máximo, en situaciones de emergencia o calificadas podrán ser autorizadas por el Gerente General o Presidente Ejecutivo, previa solicitud razonada del Jefe de Departamento de la unidad solicitante.
Artículo 15.—Medio de pago y contenido presupuestario.
Los desembolsos se realizarán en efectivo. Los adelantos o desembolsos que se realicen con el Fondo deberán contar con el correspondiente contenido presupuestario y se respaldarán con el justificante comprobante original. Para la compra de bienes y servicios o Adelantos y Liqu...
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