Resolución
| Fecha de publicación | 25 Abril 2024 |
| Número de registro | IN2024857500 |
| Emisor | PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA |
COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS
Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
La Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, mediante Acuerdo N° 089-03-2024, de la Sesión Ordinaria Nº 05-03-2024 del 21 de marzo del 2024, dispuso lo siguiente:
Acuerdo N° 089-03-2024
REGLAMENTO PARA LA ASIGNACION, USO, CUSTODIA, CONSERVACIÓN Y CONTROL DE LOS TELÉFONOS CELULARES Y DISPOSITIVOS MIFI DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCION DE RIESGOS
Y ATENCION DE EMERGENCIAS
Artículo 1º—Definiciones: Para los efectos de este reglamento, se entiende como:
Ley: Ley N° 8488 “Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo”.
La Comisión: Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
Presidente(a): El presidente de la Junta Directiva de la Comisión el cual es el funcionario de mayor jerarquía de la Comisión y ostentará su representación judicial y extrajudicial.
Director Ejecutivo(a): El director ejecutivo(a) es el funcionario (a) responsable de la administración en general de la Comisión.
Reglamento: Reglamento para el uso, custodia y conservación de los teléfonos celulares y dispositivos Mifi de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, y para el pago de mensualidades y los procedimientos a seguir para garantizar su utilización racional y eficiente acorde con los fines institucionales y el fin público inmerso en el mismo.
Teléfono celular: Aparato celular de emisión y recepción telefónica y sus accesorios.
Servicio Celular: Se compone de una unidad de comunicación bidireccional de tecnología de celdas, conocido como teléfono celular (y sus accesorios) y que a su vez debe de contar con una línea de comunicación activa y provista por el proveedor de servicios de telefonía celular.
Dispositivo MIFI: Dispositivo para el acceso al internet por medio de la red de telefonía celular de un proveedor de servicios.
Unidad de Tecnología de la Información: En adelante UTI es la Unidad encargada de proveer a los funcionarios de servicios de telefonía celular y de planes de datos de internet, previo acuerdo entre la Dirección Ejecutiva y los funcionarios.
Mes: Período de treinta días naturales.
Tarifa Básica: La tarifa que se reconocerá es la correspondiente al plan que contrate la Comisión para cada funcionario.
Artículo 2º—Objetivo. Este Reglamento tiene por objeto regular la asignación, utilización racional, custodia, conservación y control de los teléfonos celulares adquiridos por la Comisión, así como de los dispositivos Mifi para los servicios que por este medio puedan utilizar los (las) funcionarios (as) a quienes se les asigne estos bienes y que se determinan en el presente Reglamento que por la naturaleza de sus funciones, requieren de una comunicación expedita para el mejor desempeño de las funciones asignadas por la institución.
Artículo 3º—Funcionarios (as) a quienes se les podrá asignar un teléfono celular y una línea celular, así como un dispositivo Mifi. Se autoriza para utilizar dichos dispositivos de la Comisión, el(la) presidente(a) de la Comisión, el (la) director(a) ejecutivo(a), el(la) Director(a) de Gestión Administrativa, el Director(a) de Gestión de Riesgo, la Jefatura de la Unidad Gestión de Operaciones, la Jefatura de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción, la Jefatura de la Unidad de Investigación y Análisis del Riesgo, la Jefatura de la Asesoría Legal y la Jefatura de la Unidad de Comunicación Institucional. Además, quedan autorizados los Operadores de Equipo Móvil, los Oficiales de Operaciones, los Geólogos de la Unidad de Investigación y Análisis de Riesgos, Ingenieros contratados por el régimen del Servicio Civil de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción y el encargado(a) de logística, bajo su condición de funcionarios del aparato sustantivo y operativo de la Comisión.
Se podrán asignar teléfonos celulares y/o dispositivos Mifi a otros funcionarios no incluidos en el párrafo anterior, siempre y cuando sean motivos debidamente justificados y razonados, para esto la jefatura de la unidad o proceso correspondiente solicitará al presidente(a) la autorización, la cual será otorgada mediante resolución fundada e instruirá a la UTI a formalizar la entrega del dispositivo requerido.
Cuando por la índole de sus funciones se requiera su disponibilidad, la asignación y uso de teléfonos celulares y dispositivos Mifi se debe de sujetar a los principios de razonabilidad, eficiencia, eficacia y en general a las prácticas de sana administración de los recursos públicos.
Artículo 4º—Autorización para uso de teléfono personal: Los funcionarios podrán aportar su teléfono y línea personal como herramienta de trabajo, para enviar y recibir comunicaciones, así como para acceder a los recursos y sistemas de la CNE, para esto se deberán cumplir con las siguientes disposiciones:
• Responsabilidad del Dispositivo: Aceptar que su teléfono personal será utilizado como herramienta de trabajo y que es su responsabilidad mantenerlo seguro y protegido de accesos no autorizados.
• Registro y Autorización: Los funcionarios interesados en usar su teléfono personal para fines laborales deben registrar el dispositivo ante la Unidad de Tecnologías de Información. Este proceso incluirá la verificación de la compatibilidad del dispositivo con los sistemas de la CNE y la autorización formal para su uso.
• Seguridad y Privacidad: Se debe instalar y mantener software de seguridad aprobado por la CNE en todos los dispositivos personales autorizados. Asimismo, se establecerán políticas de privacidad que protejan la información personal de la persona funcionaria y la información confidencial de la CNE.
• Uso Adecuado y Responsabilidades: Se deberán respetar las restricciones sobre el uso de aplicaciones de trabajo. Los funcionarios serán responsables de cualquier daño o pérdida de datos causada por el incumplimiento de estas políticas.
• Soporte y Mantenimiento: La Unidad de Tecnologías de Información de la CNE ofrecerá soporte limitado para los dispositivos personales usados para fines laborales. Esto puede incluir asistencia para la configuración inicial, la instalación de software de seguridad, y el soporte para aplicaciones de trabajo específicas. Sin embargo, el mantenimiento general y la reparación del dispositivo recaerán en el propietario de este.
• Compensación y Reembolsos: La CNE NO asumirá ningún tipo compensación o reembolso por el uso de dispositivos, líneas y planes de datos personales para fines laborales.
• Finalización del Uso: Al terminar la relación laboral se deberán eliminar todos los recursos y accesos de la CNE del dispositivo personal de manera segura.
Artículo 5º—Contratos para la asignación de teléfonos celulares. Para la asignación y uso de los teléfonos celulares o de los dispositivos Mifi, cada uno de los funcionarios deberá suscribir un contrato entre la Comisión, representado por la Dirección Ejecutiva y el (la) funcionario (a), documento que será proporcionado por la UTI. En dicho contrato se hará una descripción detallada de los bienes que se entregan. Además, se enunciarán las limitaciones y condiciones de uso de los bienes asignados y la aceptación de éstas por parte del funcionario.
Dichos contratos quedarán en custodia de la UTI, quien deberá llevar un expediente de cada número celular y/o Mifi con toda la información pertinente.
El servicio de telefonía celular que se asigna al (a la) funcionario(a) estará restringido a una línea por funcionario (a), salvo los casos que estén debidamente justificados y autorizados por la administración superior.
El formato de contrato y cualquier modificación posterior deberá ser revisado y aprobado por la Unidad de Asesoría Legal.
Artículo 6º—Responsabilidades y prohibiciones. Los (las) funcionarios (as) a los que, de conformidad con el artículo anterior, les haya sido entregado un teléfono celular o un dispositivo Mifi para su uso, tendrán responsabilidad exclusiva sobre la custodia, conservación y uso del bien asignado, así como de sus respectivos accesorios (baterías, cargadores, estuches, chips, cables, etc.) y servicios adicionales.
En caso de defectos de fabricación, de funcionamiento, deterioro o daños del teléfono celular, el (la) funcionario(a) deberá reportarlo ante la UTI, quienes realizarán el trámite correspondiente para la aplicación de la garantía del aparato o en su defecto proceder con los trámites para la reparación o sustitución de este.
El teléfono celular o dispositivo MIFI es de uso exclusivo del funcionario(a) a quien se le asignó, para ser utilizado en el cumplimiento de las funciones, propias de su cargo. En consecuencia, queda terminantemente prohibida la cesión o préstamo de los teléfonos celulares y/o dispositivos Mifi a terceros, así como la instalación de ningún tipo de chips (SIM, SD, microSD, etc.), que no sean propiedad de la institución. Asimismo, debe de tomarse en cuenta que al ser instrumentos de trabajo no se deben utilizar para uso personal ajeno a temas laborales, como la instalación y uso de juegos virtuales, la utilización de redes sociales tales como Facebook, linkedln entre otras, o a cuentas personales de cualquier índole, por ejemplo, SINPE Móvil, que no atiendan labores institucionales. La UTI será la encargada de prescribir cuáles son las aplicaciones que se le podrán instalar a los dispositivos institucionales.
Queda prohibido utilizar el teléfono asignado por la institución, con una línea celular diferente a la asignada por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
Tratándose de un activo propiedad de la Comisión, el número telefónico asignado no podrá ser privado, se exceptúan aquellos casos debidamente justificados y previamente autorizados por la administración superior.
Artículo 7º—En caso de extravío, hurto, robo o daño: El o la funcionaria responsable de su uso, deberá comunicar a su jefatura inmediata y a la UTI. Para los casos d...
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