Resolución
| Fecha de publicación | 09 Mayo 2023 |
| Número de registro | IN2023752104 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD |
SISTEMA DE EMERGENCIAS 9-1-1
REGLAMENTO DE VIAJES AL EXTERIOR
PARA LOS FUNCIONARIOS DEL 9-1-1
Artículo 1º—Políticas.
a) Los viajes al exterior que realicen los funcionarios de la institución deben ser debidamente planificados y tener como objetivo primordial, la consecución de valor agregado para la organización.
b) Los funcionarios que realicen viajes al exterior deben cumplir con los requisitos de idoneidad (técnicos y/o profesionales) exigidos en cada caso para participar en los eventos, pasantías, capacitaciones, seminarios o conferencias de que se trate.
Artículo 2º—Términos y abreviaturas.
Adelanto de viáticos al exterior: suma de dinero estimada y aprobada para cubrir los gastos de viáticos, representación y otros inherentes al viaje fuera del territorio nacional.
Funcionarios pertenecientes al nivel determinativo y de ejecución y fiscalización superior: se refiere al Director del 9-1-1 y al auditor interno.
Jerarca: se refiere al Director del 9-1-1, de conformidad con lo estipulado en el artículo 8 de la ley 7566.
Viáticos al Exterior: aquella suma destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que los entes públicos reconocen a sus servidores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo a un lugar fuera del territorio nacional con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
Artículo 3º—Tipos de viaje. Los viajes que realicen los funcionarios del 9-1-1 al exterior del país, deberán clasificarse de la siguiente manera:
a) Viajes al Exterior amparados en una Contratación Administrativa: los generados por una contratación administrativa, que contenga dentro de los requisitos a cumplir por parte del oferente, el proveer entrenamiento o capacitación a los funcionarios ligados directamente con el bien o servicio objeto de la contratación, o aquellos que se realicen para verificar equipo o soluciones en funcionamiento.
b) Viajes al Exterior en representación de la institución: Son aquellos que se realizan para participar en reuniones, seminarios, congresos, invitaciones de organizaciones públicas fuera del territorio nacional y en donde el funcionario representa a la Institución y/o al país.
c) Viajes al Exterior para capacitación en general: Son aquellos que se realizan en atención de una beca, especialización o pasantías, fuera del territorio nacional debidamente aprobadas según la normativa vigente.
d) Otros viajes al Exterior de interés institucional: son los viajes fuera del territorio nacional, que no se contemplan dentro de la clasificación anterior y que de acuerdo con el criterio del Jerarca resultan de relevancia para la institución.
Artículo 4º—Solicitud y aprobación. La solicitud de viajes al exterior debe realizarla el funcionario ante el Coordinador del Macroproceso de la siguiente forma:
a) Presentación completa del formulario “F-PL-006, Solicitud de Viaje al exterior”, con el visto bueno del Coordinador de Proceso inmediato, y anexando en este documento toda la información requerida para autorizar el viaje, tales como agenda, programas, temas en caso de capacitación, publicaciones, invitaciones, entre otros.
b) Acuerdo de Viaje: este acuerdo al menos debe contener lo siguiente, así como adjuntar los documentos indicados en él:
i. Nombre del funcionario.
ii. Cargo que desempeña.
iii. País o países por visitar.
iv. Período del viaje, este debe de contemplar los días de salida y entrada al país
v. Objetivos del viaje.
vi. Monto desglosado de las sumas adelantadas con su respectivo concepto.
vii. Gastos conexos autorizados.
viii. Otros gastos necesarios autorizados.
c) Se debe de estipular el monto según lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República. Se debe contar con las aprobaciones de los siguientes procesos:
i. Asesoría Jurídica: confirmando que la solicitud planteada se ajusta a las regulaciones existentes para viajes al exterior, consignado en el mismo formulario.
ii. Finanzas: confirmando que la solicitud planteada cuenta con el contenido presupuestario para viajes al exterior, consignado en el mismo formulario.
iii. Capital Humano: aplica cuando se trate de un viaje de capacitación, consignado en el mismo formulario.
iv. Órgano autorizado en el ICE: aplica cuando se trate de la Dirección del 9-1-1.
v. Dirección del Sistema de Emergencias 9-1-1.
d) Aportar los documentos que respalden el evento ya sea capacitación, o que derive de una contratación administrativa o entrenamiento, tales como agenda, temas en caso de capacitaciones, programas, publicaciones, invitaciones o cláusula cartelaria, entre otros.
e) En los viajes de trabajo al exterior provenientes de Contrataciones Administrativas, que contemplen entrenamiento o capacitaciones para funcionarios, o sea necesario supervisar, hacer pruebas o recibir equipos o bienes contratados, debe adjuntarse también el documento que demuestre la contratación que la incluyó, costo, razones para escoger a determinado funcionario, y fundamentar porqué la capacitación no puede ser realizada en el país.
f) En los viajes de trabajo al exterior para capacitación en general, incluyendo becas, especializaciones, pasantías, seminarios, entre otros., indicar si se cuenta con contenido presupuestario y el contrato del proceso de Capital Humano. Así mismo, justificar por parte del Superior Jerárquico inmediato, que el candidato propuesto es idóneo para recibir la capacitación. Esta nota debe explicar la forma en que la capacitación beneficiará a los funcionarios de la dependencia solicitante y detalle de planes previstos que los obliguen a transmitir los conocimientos adquiridos.
g) La solicitud deberá ser presentada ante la Dirección por el Coordinador de Macroproceso.
Artículo 5º—Del Informe del Viaje. Los funcionarios del 9-1-1 que realicen un viaje al exterior, deberán presentar al Coordinador de Proceso, el informe correspondiente en un plazo de ocho días hábiles después de haber regresado del viaje.
En el caso de la Dirección, el informe se presentará a la Gerencia del ICE, y si esta instancia lo estima conveniente remitirá copia a la Comisión Coordinadora. En dicho informe se incluirá por lo menos lo siguiente:
a) Descripción del propósito del viaje.
b) Fechas de Viaje.
c) Descripción de actividades realizadas y resultados obtenidos.
d) Labores de seguimiento necesarias respecto a las actividades cumplidas.
e) Posibles beneficios para el 9-1-1 sobre la participación realizada.
En el caso de actividades de carácter académico, el funcionario deberá:
a) Entregar a Capital Humano una copia del informe.
b) Entregar copia de toda la documentación recibida a Capital Humano.
c) Realizar una presentación a los funcionarios que el Superior Jerárquico inmediato le indique, sobre los alcances y los posibles beneficios institucionales de la actividad en la que se participó. Para ello deberá coordinar con Capital Humano la fecha de la presentación, la cual no puede superar los tres meses a partir de la entrega del informe.
Artículo 6º—Autorización previa del viaje. Analizados los documentos anteriores y valorada la oportunidad institucional de realizar o no el viaje propuesto, el Jerarca podrá firmar el “F-PL-006, Solicitud de Viaje al exterior”, autorizando o denegando la solicitud. En ningún caso se autorizará un nuevo viaje, ni se podrá girar adelanto alguno al funcionario que tuviere pendiente la liquidación y su informe del viaje anterior.
Artículo 7º—Fechas para viajar. Dependiendo de la región a la que se deba viajar, se tendrán que prever días de antelación para el viaje con respecto al inicio de la actividad y se deberá realizar de la siguiente manera:
a) Para Centroamérica y Norteamérica se debe viajar 1 día antes del inicio de la actividad y regresar un día después de la actividad.
b) Para Europa se debe viajar 2 días antes de la actividad y regresar un día después de la actividad.
c) Para Suramérica se debe viajar 2 días antes de la actividad y regresar un día después de la actividad (excepto Ecuador, Colombia, Perú y Venezuela).
d) En el caso de Israel se debe viajar 2 días antes y regresar 2 días después (según últimos itinerarios).
e) Para Japón y China se debe viajar 3 días antes y regresar 2 días después.
Artículo 8º—Exoneración del trámite previo. Todos los funcionarios del 9-1-1 deberán cumplir con lo establecido en el presente reglamento para la autorización de viajes.
Artículo 9º—Modificaciones al acuerdo de viaje. Las modificaciones al acuerdo de viaje ya firmado proceden únicamente en los siguientes casos:
a) Cuando la fecha de inicio y/o fin de la actividad sea variada.
b) Cuando el cálculo del monto correspondiente a los viáticos sea inferior a los costos autorizados en el Reglamento de...
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