Resolución
| Fecha de publicación | 08 Mayo 2023 |
| Número de registro | IN2023751594 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD |
REGLAMENTO PARA USO DE VEHÍCULOS
INSTITUCIONALES
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°—Disposiciones Generales. El presente Reglamento, de conformidad con la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078 y en concordancia con las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, se regula la prestación de servicios de transporte de personas, materiales y equipos en el Sistema de Emergencias 9-1-1 y define las normas, reglas, disposiciones, procedimientos y las políticas que se originan de los mismos, las cuáles son de acatamiento obligatorio por parte de los funcionarios usuarios y de los que conducen vehículos propiedad del Sistema o aquellos que en razón de necesidad sean alquilados o prestados.
Artículo 2°—Clasificación de vehículos. Para los efectos de este Reglamento y de conformidad con los artículos 237 y 239 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, los vehículos del Sistema de Emergencias 9-1-1 se clasifican como vehículos de uso administrativo general. Estos vehículos serán destinados para la atención de actividades propias de la Administración, operaciones y el área técnica.
Artículo 3°—Autorización para uso de vehículos institucionales. De conformidad con las actividades propias de cada unidad y con la intención de facilitar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, la Administración establece los siguientes niveles de autorización
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Artículo 4°—Definiciones. Para el correcto cumplimiento de los fines de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
a. Institución o Sistema: El Sistema de Emergencias 9-1-1.
b. Institucional: Lo relativo o perteneciente al Sistema.
c. Máxima Autoridad: Director del Sistema.
d. Unidad: Corresponde al grupo de procesos organizado que forma parte de la estructura de la Institución.
e. Área Técnica: Se refiere a Tecnologías de Información.
f. Accidente de tránsito: acción culposa cometida por los conductores de los vehículos, sus pasajeros o los peatones. En el accidente de tránsito debe estar involucrado al menos un vehículo y producirse muerte o lesiones de personas y/o daños en los bienes.
g. Operaciones: Se refiere a las unidades de Logística Operativa y Centro de Operaciones.
h. Conductor: Todo funcionario de la Institución que se encuentra autorizado para conducir vehículos del Sistema, indistintamente del puesto que ostente.
i. Licencia de conducir: Permiso otorgado por el Estado, mediante el que se faculta a una persona a conducir un vehículo durante un período determinado, la misma es emitida por el COSEVI, la cual debe portarse obligatoriamente mientras se conducen vehículos institucionales.
j. Personal externo: Todo funcionario de una institución adscrita o de una institución pública en el desempeño de sus labores relacionados con las funciones y objetivos del 9-1-1.
k. Vehículo Institucional: Vehículo automotor perteneciente a la Institución, prestado o arrendado con recursos del Sistema.
l. Salida de operación de un vehículo: Retiro del automotor del servicio de la Institución por medio de la cancelación respectiva de la inscripción ante el Registro de la Propiedad de Vehículos Motorizados.
m. Dispositivo de Posicionamiento Global (GPS): Es el dispositivo que se encuentra instalado en cada una de las unidades de transporte vehicular del 9-1-1, mediante el cual se monitorea y rastrea de forma satelital.
n. Normas de la Contraloría: Se refiere a las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República en el 2009.
o. Ley de Tránsito: Se refiere a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078 del 04 de octubre del año 2012 y publicada en el Alcance N° 165 de La Gaceta N° 207 del 26 de octubre del 2012.
p. Usuario: Se refiere a toda persona (funcionario o no) que recibe el servicio de transporte.
CAPÍTULO II
De la administración de los vehículos,
responsabilidades y deberes
Artículo 5°—Administración de los Vehículos. Será responsabilidad de Servicios Generales la gestión administrativa de los vehículos institucionales y velar por del cumplimiento de la normativa vigente.
Artículo 6°—Responsabilidades del Coordinador de Servicios Generales.
a. Administrar los vehículos institucionales y equiparlos con los sistemas de control que se estimen necesarios para asegurar su resguardo y fortalecer el Sistema de Control Interno.
b. Planificar, organizar, controlar y coordinar todas las actividades de orden administrativo relacionadas con el uso y disposición de los vehículos, conforme la normativa vigente.
c. Atender las solicitudes de transporte de las unidades de la Institución que así lo requieran, para el adecuado cumplimiento de sus funciones y determinar el medio más eficaz y eficiente para satisfacerlas.
d. Controlar que los usuarios presenten los formularios establecidos para el uso de los vehículos institucionales.
e. Controlar el uso adecuado de los vehículos institucionales, de acuerdo con su capacidad de carga, número de ocupantes y especificidades técnicas del automotor.
f. Establecer el programa de mantenimiento preventivo de la flotilla vehicular y atender oportunamente el mantenimiento correctivo cuando este se presente.
g. Realizar todas las gestiones necesarias para velar que los vehículos institucionales cumplan con toda normativa vigente para su circulación.
h. Recomendar a la Administración la sustitución o ampliación de la flotilla vehicular según se requiera.
i. Mantener actualizada la lista de herramienta y equipo de cada unidad, realizando una verificación periódica.
j. Llevar un registro o expediente actualizado de los funcionarios autorizados a conducir vehículos institucionales, en donde además se indique la fecha de expiración de la Licencia de conducir.
k. Custodiar todos los formularios “F-SG-001 Movimiento Diario de Vehículo”, así como los correos electrónicos asociados a las autorizaciones del Superior Jerárquico.
l. Velar por el cumplimiento del presente Reglamento, reportando cualquier violación a las normas, leyes y procedimientos que se pudiera presentar en cuanto al uso, control y mantenimiento de vehículos, al Superior Jerárquico respectivo.
m. Divulgar las Leyes, Reglamentos, Políticas, Procedimientos, Instructivos y demás documentación pertinente, dictados en relación con el uso, control, mantenimiento de vehículos y prevención de accidentes.
n. Evaluar y recomendar a la Administración la adquisición de las pólizas de aseguramiento vehicular.
o. Mantener un control sobre el rendimiento en el uso de combustibles y kilometrajes de los vehículos propiedad del Sistema.
p. Recibir y analizar las infracciones de tránsito reportadas, realizar la recomendación y en caso de proceder, tramitar el cobro correspondiente.
q. Gestionar la exoneración de la restricción vehicular.
r. Gestionar cualquier permiso especial que se requiera (Parqueos, traslado de sustancias peligrosas, traslado de cargas especiales entre otras).
s. Asegurar que la flotilla vehicular se mantenga en óptimas condiciones de higiene y limpieza, así como el abastecimiento de combustible necesario para su operación.
t. Velar por el buen funcionamiento y administración de los dispositivos o sistemas de control que se instalen en las unidades vehiculares.
u. Trasladar a los Superiores Jerárquicos cualquier tipo de anomalía o irregularidad que se detecte mediante los dispositivos o sistemas de control instalados en los vehículos, para que sean atendidos conforme a la normativa vigente.
Artículo 7°—Responsabilidades del usuario.
a. Conocer y cumplir las disposiciones normativas que establece este reglamento, la Ley de Tránsito y cualquier otra normativa concerniente a la materia.
b. Solicitar los servicios de transporte por el medio establecido por la Administración, preferiblemente con al menos un día de antelación de requerir el servicio.
c. Portar el carné que lo identifica como trabajador del Sistema, mientras viaje en vehículos institucionales, prestados o alquilados, salvo el caso de particulares autorizados.
d. Velar por la limpieza e higiene del vehículo, durante su utilización. Mantener una posición de respeto para las otras personas que viajan dentro del vehículo y las que se encuentran fuera de él.
e. Reportar a Servicios Generales cualquier irregularidad que observe en el transcurso del servicio, ya fuere en el vehículo o en el cumplimiento del presente reglamento.
En caso de horario no hábil debe consignarse vía correo electrónico.
f. Si por cualquier circunstancia es necesario desviarse de la ruta o el destino autorizado, en caso de horario hábil debe informarse de inmediato a Servicios Generales y al Superior Jerárquico respectivo, además de consignarlo en el formulario “F-SG-001, Movimiento Diario de Vehículo”. En el caso de horario no hábil únicamente se debe consignar en el formulario anteriormente indicado.
g. Completar y presentar oportunamente los formularios definidos en este reglamento para el uso de vehículos.
Artículo 8°—Responsabilidades del Superior Jerárquico.
a. Tramitar la autorización para conducir vehículos institucionales, ante Servicios Generales mediante el formulario “F-SG-002, Solicitud para autorizar conductor de vehículos”.
b. Autorizar previamente las solicitudes de transporte del personal a su cargo, para atender las funciones propias de la unidad . En caso de que el superior jerárquico se encuentre en teletrabajo, podrá autorizar las solicitudes que realicen sus colaboradores por medio de correo electrónico y una vez que se presente a las instalaciones, deberá firmar físicamente el formulario “F-SG-001 Movimiento Diario de Vehículo”.
c. Controlar y vigilar que el vehículo sea utilizado para el fin que fue solicitado, y tomar las medidas administrativas que correspondan en caso de incumplimientos.
Artículo 9.—Deberes de los funcionarios que conducen vehículos...
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