Resolución
| Fecha de publicación | 01 Noviembre 2023 |
| Número de registro | IN2023821853 |
| Emisor | BANCO DE COSTA RICA |
La Junta Directiva General del Banco de Costa Rica, en sesión 34-23, artículo XIV, del 2 de octubre del 2023, aprobó las modificaciones parciales del siguiente documento:
Reglamento de servicios notariales
para operaciones de crédito
CAPÍTULO I
Aspectos generales
Artículo 1º—Objeto.
El presente reglamento tiene como objeto regular las relaciones entre el Banco de Costa Rica y los profesionales en derecho contratados para que presten sus servicios en materia notarial, para la constitución, formalización e inscripción de garantías de operaciones de crédito o facilidades crediticias en las que el Banco figure como acreedor.
CAPÍTULO II
Contratación de notarios externos
Artículo 2º—Contratación.
Por tratarse de una contratación de notarios externos de cuantía inestimable se debe regir por los procedimientos ordinarios regulados en la Ley General de Contratación Pública y su reglamento, así como por los principios constitucionales en materia de contratación administrativa y la jurisprudencia relacionada.
Artículo 3º—Plazo de la prestación de servicios.
El plazo de la contratación de los notarios externos será de un año contado a partir de la fecha de entrega al notario de la orden de inicio de labores, emitida por la Jefatura de Notariado. Dicho plazo es prorrogable por períodos iguales, hasta un máximo de cuatro años, lo cual quedará sujeto a la evaluación anual de sus servicios, realizada por la institución, con el fin de verificar que el notario cumpla con lo regulado en la normativa interna del Banco, Ley General de Contratación Pública y su reglamento, el Código Notarial y toda normativa que regule la profesión.
El Banco dará por finalizado el contrato una vez transcurrido el plazo anual en curso, salvo que, por razones de interés institucional, se decida prorrogar el mismo por un periodo más, sin que esas prórrogas superen un máximo de cuatro años. La ampliación del plazo del contrato se debe comunicar al notario, al correo electrónico que tiene registrado ante la oficina de Notariado, un mes antes del vencimiento del contrato, y se tendrá por prorrogado automáticamente, salvo que el notario comunique al Banco su deseo de no continuar con la prórroga y dar por finalizado su contrato.
En caso de no prorrogarse el contrato, el notario tiene la obligación de inscribir y entregar, dentro de los plazos y con las formalidades previstas en este reglamento, las escrituras que le fueron asignadas antes de la finalización de su contrato.
CAPÍTULO III
Prohibiciones, obligaciones y responsabilidades
de los notarios
Artículo 4º—Prohibiciones.
A los notarios contratados por el Banco para los efectos de este reglamento, les está prohibido:
1. Asumir la dirección profesional, asesorar o representar directa o indirectamente a clientes o terceros, en su calidad de abogados o notarios, en cualquier clase de procesos judiciales o administrativos en los que el Banco figure como parte y se presenten intereses contrapuestos a los del Banco de Costa Rica o sus empresas subsidiarias.
2. Autorizar actos o contratos en los supuestos del artículo 7 del Código Notarial.
3. Confeccionar escrituras en conotariado con notarios que no hayan sido contratados por el Banco mediante los procedimientos respectivos de contratación pública promovidos por la Institución.
En caso de presentarse alguno de los puntos anteriores el Banco queda facultado para proceder según lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y el Reglamento interno de contratación pública del Conglomerado Financiero BCR, referente a la resolución de los contratos.
Artículo 5º—Obligaciones.
Los notarios deben cumplir las siguientes obligaciones:
1. Aceptar y cumplir las normas de este reglamento, sus modificaciones, cartel de licitación, comunicados y demás disposiciones administrativas que se emitan sobre la materia aquí regulada.
2. Cumplir los deberes y obligaciones establecidas en el Código Notarial, así como las directrices y lineamientos emitidas por la Dirección Nacional de Notariado.
3. Cumplir en forma oportuna y eficaz con los trámites que la labor notarial demande, efectuando todas las gestiones necesarias para la elaboración de las escrituras y su inscripción en el Registro Público, dentro de los plazos establecidos en este reglamento.
4. Ajustarse al Arancel de Honorarios por Servicios Profesionales de Abogacía y Notariado. De comprobarse el cobro indebido de dichos aranceles, será suspendido del rol por las siguientes 3 asignaciones que le corresponden, según el rol de asignación.
5. Mantener discreción y secreto profesional respecto a la información, los contratos u operaciones bancarias que mantienen los clientes y de los que tengan conocimiento en la realización de las labores; asimismo, de las manifestaciones extra protocolares expresadas por las partes y de la información interna del Banco, para lo cual, el profesional debe firmar un contrato de confidencialidad. En caso de incumplimiento se aplicará las consecuencias señaladas en el contrato de confidencialidad.
6. El notario debe informar a la Jefatura de Notariado, sobre las escrituras que presenten imposibilidad de confección del documento legal o incumplimiento de los plazos reglamentarios.
7. Estar al día en el pago y cumplimiento de las obligaciones señaladas en las Disposiciones administrativas de los servicios notariales para operaciones de crédito, referentes a las cuotas del Colegio de Abogados, la Caja Costarricense de Seguro Social, la póliza de Fidelidad, Ministerio de Hacienda, entre otros, así como con el pago de sus créditos directos o indirectos en el Banco de Costa Rica.
En caso de incumplir con esta obligación, se debe proceder con la suspensión de la asignación de trabajo al notario y reasignar a un nuevo notario los casos pendientes de firma. Una vez que el notario normalice su situación debe solicitar la habilitación en el rol.
8. Informar al Banco, mediante comunicación dirigida a la Jefatura de Notariado, si ha sido suspendido por la Dirección Nacional de Notariado, Juzgados Notariales u otras autoridades judiciales en el ejercicio de la función notarial dentro de las veinticuatro horas siguientes a la firmeza de la resolución sancionatoria. A partir de la suspensión y durante la vigencia de ésta, no se le asignarán casos y deberá informar en un plazo menor a veinticuatro horas, acerca de los expedientes que se encuentren pendientes de firma para que sean reasignados según el rol, y una vez normalizada la misma, el Banco debe analizar el caso y la gravedad de la sanción. La suspensión del notario no conlleva la obligación de reponer el trabajo no asignado durante dicho periodo, ni suspende o interrumpe el plazo de la contratación con el Banco. En caso de las suspensiones superiores a 6 meses, se procederá de oficio con la aplicación de lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y el Reglamento interno de contratación pública del Conglomerado Financiero BCR, referente a la resolución de los contratos.
9. Verificar que lo registralmente inscrito coincida con el acto o actos otorgados en la respectiva escritura y todas sus características, lo cual debe ser coincidente con las instrucciones remitidas por parte del Banco. En caso de tener errores debe realizar las correcciones necesarias, a más tardar al día hábil siguiente de su detección y notificación.
10. Realizar las acciones, gestiones o presentar los recursos autorizados por la ley o los reglamentos que sean necesarios, para la debida inscripción de los documentos que haya otorgado. En caso de incumplimiento se aplica lo señalado en las Disposiciones administrativas de los servicios notariales para operaciones de crédito, referente a la suspensión y calificación anual.
El incumplimiento a las obligaciones aquí establecidas faculta al Banco para proceder según corresponda, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y el Reglamento interno de contratación pública del Conglomerado Financiero BCR, así como para valorar las eventuales acciones a seguir ante la Dirección Nacional de Notariado, o las instancias que correspondan.
Artículo 6º—Responsabilidades.
Sin perjuicio del régimen de responsabilidades establecido en el Título I, Capítulo VI del Código Notarial, son responsabilidades de los notarios externos que presten sus servicios al Banco de Costa Rica las siguientes:
1. Los notarios responderán de cualquier daño y perjuicio que ocasionen por acción u omisión, tanto al Banco como a sus clientes o a terceros.
2. Responder por la pérdida de los documentos originales que el Banco, clientes o terceros participantes de la negociación le entreguen, así como por el dinero para gastos de inscripción, pérdida o mala utilización de cheques de gerencia u otros documentos que se encuentren bajo su custodia.
3. Verificar lo dispuesto en el Código Municipal, en cuanto a que el bien inmueble objeto del crédito se encuentre al día en el pago de tributos municipales del cantón donde se encuentre ubicado, así mismo encontrarse al día con las cuotas de mantenimiento cuando corresponda a propiedades en condominio. De igual forma y cuando corresponda, verificar que el inmueble se encuentre al día con el Impuesto Solidario para el Fortalecimiento de Programas de Vivienda.
4. Será responsable ante el Banco por los daños y perjuicios que se causen al mismo, cuando omita incorporar cláusulas o incorpore condiciones adicionales o distintas a las aprobadas para el crédito. Cuando requiera incorporar alguna cláusula que sea conveniente para procurar salvaguardar los intereses del Banco debe contar de previo con la aprobación de la Jefatura de Notariado.
El incumplimiento de sus responsabilidades, faculta al Banco para proceder con la resolución del contrato según corresponda, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y el Reglamento interno de contratación pública del Conglomerado Financiero BCR, así com...
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