Resolución. MUNICIPALIDAD DE EL
| Fecha de publicación | 24 Mayo 2023 |
| Número de registro | IN2023762708 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE EL GUARCO
La Secretaría del Concejo Municipal, comunica lo acordado por el Concejo Municipal de El Guarco, en la sesión extraordinaria N° 230-2023, celebrada el 26 de Abril de 2023, mediante acuerdo N° 1003 y ratificado en sesión ordinaria N° 231-2023, celebrada el 02 de mayo de 2023, aprobación del “Reglamento para el Funcionamiento de los Fondos de Caja Chica de la Municipalidad de El Guarco”, y en sesión ordinaria N° 231-2023, celebrada el 02 de mayo de 2023, la aprobación para la publicación en el Diario Oficial La Gaceta, mediante acuerdo 1010 Definitivamente Aprobado.
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA DE LA
MUNICIPALIDAD DE EL GUARCO
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objeto. El presente Reglamento regula todo lo relacionado con el funcionamiento de los Fondos de Caja Chica requerido para el adecuado funcionamiento de la Municipalidad. Además, regula lo relacionado con el pago de viáticos para los colaboradores de la Municipalidad de El Guarco, considerando que en esta materia rigen complementariamente las disposiciones establecidas en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República”.
Esta materia está excluida del ámbito de aplicación de la Ley General de Contratación Pública, de conformidad con el artículo 3°, inciso g) y el artículo 12 del Reglamento de ese mismo cuerpo legal.
Artículo 2º—Abreviaturas:
Concejo: Concejo Municipal de El Guarco.
Caja Chica: Fondo de Caja Chica.
LGCP: Ley General de Contratación Pública (Ley N° 9986).
Municipalidad: Municipalidad de El Guarco.
Proveeduría: Proveeduría Institucional de la Municipalidad.
RLGCP: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo N° 43808-H).
Tesorero Municipal: El Jefe del área de Tesorería Municipal.
Vale de Caja Chica: Formulario utilizado para que los funcionarios gestionen los recursos de la caja chica.
Artículo 3º—Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen los términos y definiciones, debe ser entendidas de la siguiente manera:
Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica, se trata de la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerdan con los montos autorizados para cada uno de los fondos.
Bienes: Todo objeto mueble o inmueble, material o inmaterial, que se constituye en un insumo para satisfacer las necesidades de la Municipalidad.
Dependencia usuaria del fondo: Se denominan como tal las unidades administrativas o dependencias que disponen de presupuesto y que realizan compras de bienes y servicios utilizando los fondos de la Caja Chica.
Encargado de caja chica: Es el funcionario responsable de velar por la administración de un Fondo de Caja Chica asignado y del fiel cumplimiento de este Reglamento.
Fraccionamiento: Vicio administrativo que a pesar de que una dependencia cuente en un mismo momento dentro del presupuesto aprobado con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, gestiona más de una contratación para el mismo objeto, con la finalidad de evadir un procedimiento más complejo.
Fondo de Caja Chica: Recursos en efectivo o disponibles en cuenta corriente que se asignan a las unidades administrativas o dependencias de la Municipalidad para cubrir las compras de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la institución cuyo valor no excede el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario. Sus desembolsos se realizan por medio de adelantos de dinero en efectivo o por medio de transferencias electrónicas. El fondo de Caja Chica estará constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras realizadas o gastos incurridos, vales por adelanto de dinero no liquidados y fórmulas de Solicitud de Reintegros pendientes.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan la compra en efectivo de los bienes y/o servicios adquiridos.
Obra pública: Actividades referidas a obras materiales destinadas a construcción, ampliación, remodelación, demolición y mejoras de infraestructura entendida esta en un sentido amplio. También encontramos otras obras materiales que se incorporan a la obra principal y que se podrían denominar secundarias en función de la obra principal, pero que se adhieren a ella, es decir actividades tales como reparaciones de techos, ventanas; pintura de los inmuebles, demarcación de vías, por ejemplo, estarían incluidas dentro de los contratos de obra pública, siempre que no se trate de la contratación de servicios técnicos o profesionales para efectuar dichas labores
Planificación de las compras: Proceso mediante el cual se llevan a cabo las agrupaciones de los bienes o servicios a adquirir, consolidando los requerimientos de consumo para aprovechar la economía de escala.
Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al respectivo fondo, el mismo lo realiza el responsable del Fondo de Caja Chica o la Tesorería Municipal por los gastos efectuados.
Régimen simplificado: Este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas y jurídicas), que desarrollen actividades definidas por la Dirección General de Tributación.
Servicios: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles, prestados por personas físicas o jurídicas a la Municipalidad para el desarrollo de las actividades municipales.
Transferencia electrónica: Envío de dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta de un mismo banco o uno diferente por medio del uso de una aplicación o plataforma informática.
Unidad usuaria: Aquellas unidades administrativas o dependencias que tienen un presupuesto asignado y que les corresponde gestionar la compra de bienes y servicios presupuestados.
Viáticos: Suma de dinero utilizada para la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que la Municipalidad reconoce a sus colaboradores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
Artículo 4º—Utilización del fondo de Caja Chica. El fondo de caja chica se utilizará para realizar adelantos de dinero en efectivo o transferencias electrónicas para cubrir los gastos de operación autorizados en el Presupuesto Institucional en que se incurra a lo interno de la Municipalidad, tales como:
• Gastos para el traslado, alimentación y hospedaje en el territorio nacional.
• Gastos por la compra de materiales, suministros, mobiliario, equipo, herramientas, servicios y obras, necesarias para la buena marcha de las dependencias institucionales.
• Cualquier otro pago que por conveniencia, eficiencia y oportunidad se considere como la mejor forma de realizarlo.
Los fondos de caja chica operarán mediante el uso de una o más cuentas corrientes en algún Banco del Sistema Bancario Nacional.
Artículo 5º—Requisitos de las compras con el fondo de Caja Chica. Se pueden realizar compras con el fondo de Caja Chica para cancelar gastos siempre que estos se ajusten a las siguientes disposiciones:
a) Se trate de compra de bienes, servicios u obras indispensables e impostergable, para lo cual el solicitante deberá justificarlo.
b) La compra por medio del fondo de Caja Chica no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de Licitación Reducida, lo cual debe ser justificado por el solicitante.
c) Se acredite por parte del solicitante el costo beneficio para la Administración.
d) No se esté fragmentando la compra de bienes, servicios u obras.
De no cumplir con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.
Artículo 6º—Del registro de las compras con el Fondo de Caja Chica. Las compras a través de Caja Chica, deberán quedar debidamente registradas en el sistema digital unificado, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada, facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado; asimismo, éstas se realizarán respetando toda regulación institucional y general vigente al momento de efectuarse la compra.
Artículo 7º—Fondo de Caja Chica de la Tesorería. La Tesorería de la Municipalidad tendrá un Fondo de Caja Chica en efectivo equivalente a un 3% del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para cubrir las compras de bienes, servicios u obras autorizados en el Presupuesto Municipal en que incurran las unidades administrativas a lo interno de la Municipalidad, siempre que el monto de la compra no exceda el cero punto tres por ciento (0.3%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario.
Artículo 8º—Fondo de Caja Chica para la Proveeduría. La Oficina de la Proveeduría tendrá un Fondo de Caja Chica para cubrir las compras mediante transferencia electrónica de bienes, servicios u obras autorizados en el Presupuesto Municipal en que incurran las unidades administrativas a lo interno de la Municipalidad, siempre que el monto de la compra este entre el cero punto tres por ciento (0.3%) y el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario.
Artículo 9º—De la retención del impuesto sobre la renta. En aquellos casos donde aplique la retención del impuesto sobre la renta, será necesario elaborar una Orden de Compra o de Pedido con el objetivo de retener las sumas correspondientes y deberá quedar debidamente registrada en la liquidación que respalda la liquidación del fondo.
La Oficina de Tesorería será la responsable de verificar la correcta aplicación del inciso anterior y realizar los reportes correspondientes cada mes ante el Ministerio de Hacienda, para lo cual...
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