Resolución. MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA
| Fecha de publicación | 18 Enero 2023 |
| Número de registro | IN2022706275 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA
El Concejo Municipal del Cantón de Goicoechea en sesión ordinaria: 48-2022, celebrada el 28 de noviembre de 2022, Artículo VIII.I por unanimidad y con carácter firme aprobó el Dictamen N° 27-2022 de la Comisión Especial de Estudio y Creación de Reglamentos, donde se aprueba:
La Municipalidad de Goicoechea, de conformidad con el artículo 430 del Código Municipal, hace de conocimiento a los interesados el presente proyecto, sometiéndolo a consulta pública no vinculante por un plazo mínimo de diez días hábiles a partir de su publicación, las observaciones deberán presentarse por escrito ante la Secretaría Municipal, dentro del plazo referido.
REGLAMENTO DE ACTIVOS FIJOS DE USO
ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DE
LA MUNICIPALIDAD DE
GOICOECHEA
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°—Objeto. El presente Reglamento tiene como fin normar los aspectos relativos a la administración general de los activos, bienes muebles e inmuebles, de uso y propiedad en la Municipalidad de Goicoechea.
Artículo 2°—Objetivos. Serán objetivos del presente reglamento los siguientes:
a. Mantener un adecuado registro, identificación, manejo y control sobre los activos Municipales de uso administrativo y operativo.
b. Identificar y controlar los documentos requeridos en cada proceso, así como el establecimiento de normas para el archivo de los mismos.
c. Generar la información adecuada para el mantenimiento, administración y vida útil de los activos.
d. Establecer los controles necesarios para lograr una adecuada custodia sobre la existencia y el registro del activo fijo.
e. Definir las responsabilidades que adquieren las personas funcionarias encargadas de la asignación, administración, custodia y uso de los activos.
Artículo 3°—Del acatamiento del presente reglamento. Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio para todas las dependencias de la Municipalidad de Goicoechea y para las personas funcionarias que se beneficien del uso y servicio de los activos fijos propiedad de la Institución.
Para el cumplimiento del presente reglamento, se deberán adoptar las medidas pertinentes para dotar los recursos humanos y materiales indispensables para ejecutar debidamente las labores encomendadas.
Artículo 4°—Definiciones y términos. Para la interpretación y aplicación del presente reglamento, se establecen las siguientes definiciones y términos:
a) Acta de inventario inicial: Documento que emite el Departamento de Contabilidad donde constan los bienes muebles e inmuebles y otros activos. Estos estarán comprendidos en los registros correspondientes (registros auxiliares), el mismo deberá ser aprobado por la persona encargada de activos asignados por cada departamento o unidad.
b) Activo de poca cuantía: Activo que, por su bajo valor monetario, no califica como activo fijo capitalizable, pero al cual se le asigna una identificación distintiva para su control y se registra contablemente como un gasto del período.
c) Activos fijos intangibles: Son todos aquellos bienes propiedad de la Institución, incluyendo los anticipos por su adquisición, que no son bienes tangibles, que expresan un valor cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingreso. Incluyen, entre otros, los siguientes: franquicias, software, derechos de propiedad intelectual, patentes, marcas, licencias, etc. Estos activos están sujetos a amortización o plusvalía según corresponda.
d) Activos fijos tangibles: Son todos aquellos bienes muebles e inmuebles que tienen dentro de sus características masa corporal, volumen y normalmente están sujetos a depreciación, agotamiento o plusvalía según corresponda.
e) Activos fijos: son los bienes tangibles, sean estos muebles o inmuebles, que se adquieren para su uso y funcionamiento en la operación normal de la Institución o en la prestación de servicios al público en general y no para la venta. Estos bienes están sujetos a revaluación, depreciación, amortización o agotamiento, según corresponda de acuerdo a los Métodos y Porcentajes de Depreciación que dicta la Administración Tributaria, y la cual será aplicada por el Departamento de Contabilidad.
f) Adiciones capitalizables: Se clasifican como adiciones capitalizables aquellas erogaciones que aumentan la calidad del bien, pero que no alargan la vida útil del mismo, independientemente de su costo.
g) Adquisición: Proceso de compra mediante el cual, la Municipalidad incorpora o da de alta activos a su inventario de bienes.
h) Bien inmueble: Son bienes que no pueden ser trasladados o separados del lugar en que se hallan, o lo que a él se adhiere en calidad de mejoras.
i) Bien mueble: Todo tipo de activo que tenga utilidad para el desarrollo de las funciones laborales, operacionales o la prestación de servicios al público, tales como mobiliario, equipo, maquinaria, instrumentos y herramientas o cualquier bien que este sujeto a una depreciación o desgaste por uso.
j) Custodio: Persona funcionaria responsable por el uso, administración, manejo, cuido y salvaguarda de un activo mueble o inmueble.
k) Depreciación: Cargos por el desgaste que sufren los activos fijos a lo largo de su vida útil estimada, .para cancelar el costo del activo.
l) Destrucción de bienes: Acto mediante el cual se procede a eliminar físicamente aquellos bienes que por sus condiciones de obsolescencia o deterioro obligan a la administración a dejarlo fuera de circulación y uso definitivo, dándolos de baja tanto en los registros contables como en los registros auxiliares.
m) Donante: Persona física o jurídica que da o entrega activos en forma gratuita a la Municipalidad.
n) Donataria: Es la persona jurídica que recibe gratuitamente un activo determinado.
o) Formulario para entrega de activos: Formulario mediante el cual el Departamento de Proveeduría hace entrega de la custodia y administración del activo a la persona funcionaria usuaria del activo registrado con detalle de las calidades del activo; la descripción, la marca, modelo, serie y cualquier dato que se considere necesario para identificar el bien y la persona usuaria, luego de revisar el activo, firma recibiendo conforme.
p) Formulario para traslado de Activo: Formulario mediante el cual se hace traslado de la custodia y administración de un activo a lo interno de la Municipalidad de Goicoechea, el cual contendrá la firma de la persona funcionaria que lo recibe y de la que lo entrega.
q) Mejoras capitalizables: erogación que provoca el alargamiento de la vida útil y la calidad del activo, siendo lo anterior, independiente del costo o monto de la erogación.
r) Otros activos: Se clasifican dentro de otros activos las patentes, licencias, derechos, semovientes, acciones y otros.
s) Pérdida: Ausencia física permanente del activo que obliga a la Administración a sacarlo de los registros auxiliares y por ende de los estados financieros. Será pérdida por deterioro cuando el valor en que excede el importe en libros de un activo o unidad generadora de efectivo a su importe recuperable.
t) Retiro: acción de excluir de los registros contables institucionales algún activo que previamente haya seguido los trámites reglamentarios, autorizados y respectivos, por destrucción, pérdida, deterioro, venta o imprevistos.
u) Traslado interno: Acción formal que practican los responsables de las unidades primarias de información para el traslado de la custodia y administración de activos entre las instancias institucionales de conformidad con los procedimientos establecidos.
v) Unidades primarias de información: son las Direcciones, Departamentos y Unidades ejecutoras de presupuesto.
w) Venta: Acción de traspasar a otra persona física o jurídica la propiedad de los activos de la Institución a cambio de una retribución económica, conforme a lineamientos internos de la Municipalidad.
x) Valor residual: valor que se estima tenga el bien o activo al término de su vida útil.
CAPÍTULO II
De los deberes y responsabilidades de la dependencia
encargada de la administración de bienes
Artículo 5°—Responsable de coordinar acciones. La Dirección Administrativa Financiera, será el ente responsable de coordinar todas las actividades implementadas para el control de los activos de la institución por medio de la colaboración de los Departamentos de Proveeduría y Contabilidad, así como de todos los departamentos que integran la estructura organizacional municipal.
El inventario será aplicado a las distintas áreas administrativas, orientado a la actualización y control de los bienes muebles e inmuebles de conformidad con la normativa que rige la materia, sin perjuicio de la realización de inventarios selectivos y parciales.
Artículo 6°—De los deberes del Departamento de Proveeduría. Será el responsable del seguimiento de los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes cuando corresponda. Según las siguientes actividades:
a. Gestionar la compra de mobiliario y equipo diverso aplicando los procedimientos establecidos en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, o la normativa vigente aplicable.
b. El control de las identificaciones de los activos (asignar dispositivo) y la verificación del buen estado de los bienes adquiridos, de previo a la aceptación formal de los mismos.
c. Reasignar el dispositivo de identificación a los bienes cuyos dispositivos hayan sido reportados como extraviados.
d. Administrar y custodiar los activos dados de baja que se encuentran en la bodega de bienes en desuso.
e. Recibir, custodiar bienes en desuso, obsoletos y en estado de desecho.
f. Recibir, custodiar y reasignar bienes en desuso que se encuentran en buen estado.
g. Gestionar con la Dirección de Gestión Ambiental el retiro de los bienes de desecho para su adecuado destino final, el cual será respaldado mediante un acta.
h. Gestionar el avalúo de los bienes en desuso, que serán puestos en remate.
i. Gestionar remates y donaciones...
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