Resolución. MUNICIPALIDAD DE GRECIA
| Fecha de publicación | 19 Marzo 2024 |
| Número de registro | IN2024847656 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
La Municipalidad de Grecia informa que el Concejo Municipal en su Sesión Ordinaria del 12 de febrero del 2024, mediante el Acuerdo SEC-6165-2024, Artículo VI, inciso 1, sub inciso b), Acta 302: acuerda:
B.2) Autorizar al señor Alcalde para que se publique en el diario oficial La Gaceta. Acuerdo Firme, definitivamente Aprobado y por Unanimidad.
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DE GRECIA.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°—El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control de la caja chica de la Municipalidad de Grecia como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo que requiera la Municipalidad de Grecia de conformidad con los parámetros del presente Reglamento.
Artículo 2°—Definiciones. Cuando en este Reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:
a) Fondo de caja chica: Fondo que contiene recursos para la adquisición de bienes y servicios que son de uso común y que no hay en existencia en bodega municipal. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestiona, utilizando también criterios de compra emergente y compra menor.
b) Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por la caja chica.
c) Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares y normales de la Municipalidad. Las dependencias deben asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos o proveer con suficiente anticipación sus necesidades.
d) Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no puede evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.
e) Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superan los límites preestablecidos para los vales de caja chica y cuya necesidad sea urgente y requiere atención inmediata.
f) Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento, sección o unidad.
g) Encargado de caja chica: El Tesorero Municipal, quien según el artículo 118 del Código Municipal vigente es quien debe tener a cargo la caja chica.
h) Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho de un tercero) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente al tercero víctima de este por imposibilidad de evitarlo.
i) Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de caja chica mediante la presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
j) Municipalidad: La Municipalidad de Grecia.
k) Tesorero Municipal: El funcionario con nombramiento, es la persona de su titular o bien, en la persona de quien lo sustituya en ese mismo cargo por motivos de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo.
l) Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal al fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.
m) Viáticos: Son los gastos de viajes (alimentación, transporte y hospedaje) en el interior del país y se pagarán por medio de este fondo siempre y cuando no supere el monto máximo establecido por el vale, también puede conceptuarse como tales, los gastos de viaje fuera del país, referente al pago de impuestos de salida y los gastos menores como la compra de presentes que deben llevar los funcionarios en tales viajes.
n) Vale de caja chica: Documento requerido para el adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.
o) Factura Digital: Documento electrónico que respalda o justifica la compra de bienes o prestación de servicios.
p) Régimen simplificado: El Régimen de Tributación Simplificada constituye una opción de acceso voluntario y sencillo para que los pequeños contribuyentes cumplan con los deberes tributarios, simplificando sus obligaciones y su contabilidad.
q) Fragmentación: Existirá fragmentación para efectos de este reglamento, cuando se determine que se está utilizando los vales de caja chica para evadir un procedimiento de contratación pública.
r) Solución indispensable e impostergable: cuando el bien o servicio que se desea adquirir por medio de la caja chica se constituye una urgencia que justifica su adquisición prescindiendo de los trámites ordinarios de contratación pública. Se comprenderá que median razones de urgencia cuando la necesidad del bien o servicio surgió como resultado de una situación impredecible, que aún con un adecuado sistema de planificación será imposible proveer.
CAPÍTULO II
Del funcionamiento
Artículo 3°—Objeto. Este Reglamento tiene como objetivo regular la organización, el funcionamiento de los fondos de caja chica que la Municipalidad tenga establecido o establezca en sus dependencias.
Artículo 4°—Se establece el fondo de caja chica por un monto de ¢3.000.000,00 (Tres millones de colones exactos) y su custodia será responsabilidad del Tesorero Municipal quien deberá actuar a conformidad con la normativa vigente y este Reglamento. Este fondo podrá ser variado por el Concejo Municipal, mediante acuerdo Municipal, según necesidades y previo estudio elaborado por la Tesorería Municipal y avalado por el Alcalde.
Artículo 5°—El monto máximo por vale de caja chica corresponderá al 0.50% del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para la adquisición de bienes y servicios, regulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública.
Artículo 6°—Corresponde al Concejo Municipal, mediante el correspondiente acuerdo que emane de su seno, variar el monto máximo del vale, según solicitud escrita y justificada que haga la Jefatura Financiera en conjunto con la Tesorería Municipal, con el fin de satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.
Artículo 7°—La caja chica funcionará mediante el sistema de cuenta corriente y mantendrá dinero en efectivo para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios, así como para pagar viáticos y gastos de viaje, bajo la conceptualización de éstos que este Reglamento dispone y cuando la situación así lo amerite por razones emergentes y necesarias para una determinada obra o servicio, mediante oficio justificante emitido por el jefe del departamento solicitante.
Artículo 8°—La caja chica mantendrá siempre el total del fondo asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, vales liquidados, vales pendientes de liquidación o de reintegro. En ningún momento o por motivo alguno se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de caja chica.
Artículo 9°—La caja chica recibirá devoluciones de dinero únicamente en efectivo sin excepción de ninguna clase.
Artículo 10.—La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, según lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, artículo 12, según se detalla:
a) La solución sea indispensable e impostergable.
b) La adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario que la contratación a realizar.
c) Se acredite el costo beneficio para la Administración.
d) No haya fragmentación.
e) Gastos por concepto de viáticos y transporte dentro del país, siempre que se cuente con el contenido presupuestario en la partida correspondiente y que el mismo se ajuste a la normativa descrita en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la república.
f) Cancelar gastos de representación cuando se originen con motivo de recepción de personas ajenas a la institución.
g) Cuando los bienes o servicios a adquirir no correspondan a mantenimiento preventivo de vehículos municipales o maquinaria.
Artículo 11.—Este Reglamento y los funcionarios que involucra quedan sujetos a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República, Ley Orgánica de Contraloría General de República, Ley General de la Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, en el Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios del Estado, Código Municipal, y cualesquiera otra normativa conexa con la materia.
CAPÍTULO III
Del vale o adelanto
Artículo 12.—El vale de caja chica debe de emitirse en original y copia, en formulario debidamente pre numerado en forma consecutiva, o bien mediante el Sistema Informático Municipal vigente, cumpliéndose con todos los procedimientos que se establezcan en este.
Artículo 13.—Los vales se tramitarán únicamente, cuando se cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:
a) Debe completarse debidamente, indicado la fecha, el monto exacto, y los artículos y/o servicios que se van a adquirir, que por este reglamento se autoricen y con la correspondiente justificación. No se permitirá que el documento contenga borrones o tachaduras.
b) Debe contar con el nombre y firma del funcionario que realizará el retiro del dinero en efectivo.
c) Debe estar la firma y nombre de la jefatura inmediata. d) Autorización del gasto por parte de la Alcaldía o Vice Alcaldía.
e) Contendrá constancia de la Oficina de Control de Presupuesto sobre verificación de existencia de contenido existe contenido presupuestario.
f) El vale debe incluir el estudio de mercado validando la mejor opción cuando el bien o servicio que se pretende comprar supere el monto de ¢50.000 (Cincuenta mil colones)
Artículo 14.—Para el trámite de compra de por el fondo de Caja Chica, la Tesorería Municipal entregará siempre al funcionario que lo gestione, un comprobante de exoneración del pago de impuesto de ventas. Bajo n...
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