Resolución. MUNICIPALIDAD DE MATINA
| Fecha de publicación | 07 Marzo 2023 |
| Número de registro | IN2023722688 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE MATINA
La Municipalidad de Matina, informa que el Concejo Municipal, en sesión extraordinaria número 225, celebrada el día 30 de enero del 2023, mediante acuerdo N° 1 Municipal aprueba de forma definitiva el Reglamento de Tesorería Municipal.
REGLAMENTO DE TESORERÍA
CAPÍTULO I
Organización y funciones
Artículo 1º—La Municipalidad del cantón de Matina, de conformidad con lo que establece el artículo 117 y siguientes del Código Municipal, procede a reglamentar lo concerniente a Tesorería, límites de gastos y servicios de competencia del Alcalde Municipal y Caja Chica.
Artículo 2º—La Tesorería de la Municipalidad está bajo la responsabilidad del Tesorero. En las ausencias del Tesorero sea por vacaciones, incapacidad etc., la Jefatura del Área Financiera, designará un sustituto quien asumirá los deberes, obligaciones y responsabilidades del Tesorero titular.
Artículo 3º—Corresponde a la Tesorería, efectuar las siguientes funciones:
a) La recaudación de los fondos que por diferentes conceptos recibe la municipalidad y deben ser depositados al final del día hábil siguiente de su recepción en la respectiva cuenta bancaria.
b) Efectuar adelantos y/o liquidación de fondos para gastos de viajes y trasporte ya sea por Caja Chica o mediante emisión de transferencia bancaria, constatando que los documentos sean debidamente autorizados y aprobados por la coordinación de presupuesto, junto con la orden del Alcalde Municipal y la firma de Tesorería.
c) Custodiar los valores y documentos encomendados, debiendo responder por cualquier daño o faltante que se ocasione en la Institución.
d) Confeccionar diariamente el Estado de Ingresos de Caja y Bancos y remitirlos a la Jefatura del Área Financiera.
e) Operar la Caja Chica asignada para gastos de viaje de acuerdo con el capítulo de Caja Chica para gastos de viaje y transportes.
f) Realizar los pagos en las fechas o días establecidos para cada efecto; ya sea por salaries, becas, horas extras, dietas, jornales al personal de la Municipalidad y a los diferentes proveedores que brindan servicio a este Municipio.
g) Llevar control y tramitar la devolución de las garantías de participación y cumplimiento, dentro del plazo de veinte días hábiles siguientes a la recepción definitiva y a satisfacción del objeto contractual, una vez formalizado el finiquito.
h) Elaborar los informes que se indican en el presente Reglamento o cualquier otro que le solicite el Concejo Municipal, Regidores, Alcalde Municipal, Gerencia Municipal, Jefatura Financiera, Contraloría General de la República.
i) Llevar el control sobre los adelantos de viáticos y otros adelantos de fondos pendientes de liquidación y realizar las gestiones de cobro por escrito de acuerdo a las reglamentaciones establecidas para estos efectos.
Artículo 4º—Queda prohibido la entrada de particulares que no tengan un trámite administrativo relacionado a las funciones de la tesorería municipal al Departamento de Tesorería. Los funcionarios municipales podrán ingresar con previa autorización por la Tesorería Municipal.
Artículo 5º—La Tesorería Municipal y su personal deben estar cubiertos por las pólizas de fidelidad colectiva que adquiera la Municipalidad.
Artículo 6º—La Tesorería será la responsable de las llaves y combinaciones de las Cajas de Seguridad, las que mantendrá a disposición de la Jefatura del Área Financiera.
Artículo 7º—Es obligación de la Tesorería Municipal y su personal, tomar las medidas de precaución posibles para proteger su integridad física y los valores bajo su custodia, de los riesgos normales e imprevisibles.
Artículo 8º—La Caja General y la Caja Chica tienen que llevarse independientemente, sin que provoque confusión alguna de valores o comprobantes de cada una de ellas.
CAPÍTULO II
De los informes de Tesorería
Artículo 9º—La Tesorería debe preparar informes para el Concejo Municipal, Alcaldía Municipal, Gerencia Municipal, Jefatura Financiera según sean solicitados y como a continuación se detalla:
1) Diariamente un Estado de Ingresos y Egresos global de caja y bancos, en el cual se detallarán partiendo del saldo anterior los ingresos y egresos del día, que únicamente se enviará a la Jefatura del Área Financiera.
2) Cada mes, un estado de garantías de participación y cumplimiento, de contratación pública con detalle de su clase y monto, fecha de vencimiento, institución emisora, número de licitación.
3) En la primera semana de cada mes, realizará un informe con corte al último día del mes anterior, sobre el estado de cuenta a cobrar de funcionarios, que tengan más de cinco días hábiles de haber concluido la gira o realizado el evento correspondiente, en caso de que en el mes no se presente esa situación se omitirá el informe, clasificados en grupos de cuentas:
a. adelantos de viáticos.
b. otros adelantos de fondos.
Debe indicar la suma pendiente de liquidar y cualquier otra observación que considere conveniente.
CAPÍTULO III
De los ingresos
Artículo 10.—Corresponde a la Tesorería, mediante las cajas recaudadoras autorizadas, recaudar o recibir los ingresos de la Municipalidad y demás entes Municipales, por los siguientes conceptos:
a) Recepción de los ingresos por concepto de tasas, precios, contribuciones especiales, e impuestos por servicios esenciales y no esenciales brindados por la Municipalidad.
b) Recursos provenientes del Gobierno Central por concepto de subvenciones, transferencias especiales, que en determinado momento se les asigne.
c) Recursos provenientes de empresas privadas, instituciones de gobierno, organizaciones no gubernamentales, y demás que sean dirigidas para el Municipio, Comisiones Municipales o Concejos de Distrito, las dos anteriores se dirigirán a una cuenta con destino propio para sus fines y no podrán ser tomados como ingresos propios de la Entidad Municipal.
d) Ingresos por conceptos de mora, deudas con las municipalidades.
e) Cualquier otro tipo de ingresos que no se contemplan en este capítulo.
Artículo 11.—Los ingresos los recibirá únicamente el Departamento de Tesorería por medio de la Caja General. Por cada ingreso recibido deberá emitirse un recibo de caja, mediante el sistema informático, de forma consecutiva por caja autorizada, que deberá reflejar los recibos anulados.
Artículo 12.—Los ingresos diarios que reciba la Tesorería, deben ser depositados al final del día hábil siguiente de su recepción, en las diferentes cuentas bancarias.
CAPÍTULO IV
De los egresos
Artículo 13.—La Tesorería administra el fondo de Caja Chica para gastos de viaje y transportes a los funcionarios de la institución, que se rige en el capítulo VI.
Artículo 14.—Todos los pagos se efectuarán por medios electrónicos y en caso de ser necesario mediante cheque, incluyendo los que corresponde hacer por Caja Chica o los pagos a funcionarios por ajuste que sean por bajos montos según criterio del Tesorero Municipal. Para la elaboración del cheque, se requiere la autorización respectiva del documento o documentos que los respalden.
Artículo 15.—Los cheques debidamente prenumerados en forma consecutiva, serán emitidos por contabilidad en estricto orden numérico, previa revisión de la documentación por parte de la Tesorería.
Artículo 16.—Los funcionarios autorizados para ejecutar pagos serán designados por el Alcalde Municipal. Habrá dos grupos de firmas:
a) Grupo de registro: formado por la Contabilidad y Auxiliar de Contabilidad, requiriéndose únicamente una firma.
b) Grupo de aplicación: formado por Tesorería Municipal y Alcaldía Municipal, requiriéndose únicamente una firma.
Queda entendido que las firmas serán mancomunadas, una de cada grupo y nunca dos firmas del mismo grupo.
Para el trámite ante la Tesorería Nacional, la Alcaldía y/o la Tesorería Municipal, podrá aplicar de forma individual, el archivo que contabilidad registra en el Tesoro Digital, habiéndose firmado los documentos de control interno de forma mancomunada.
Artículo 17.—Los documentos de pago se emitirán bajo la responsabilidad absoluta del Tesorero y Alcalde Municipal previa consulta a los fondos municipales, para asegurarse de que existen fondos suficientes en las cuentas bancarias. Si no hubiere fondos suficientes de inmediato se informará al Tesorero para que determine lo que corresponde.
Artículo 18.-Queda terminantemente prohibido la emisión de cheques al portador, a caja o en blanco.
Artículo 19.—La Alcaldía y Tesorería Municipal, deberán de proteger la confidencialidad de las claves de acceso a las cuentas bancarias.
Artículo 20.—Para el trámite de pago se requiere la participación de la Alcaldía Municipal y Tesorería Municipal, según el artículo 118 Municipal, ordenado siempre por el Alcalde Municipal, los pagos deberán ser registrados por medio de Contabilidad Municipal en el sistema electrónico de cada entidad. Las faltas a las responsabilidades o incumplimiento en lo establecido para el trámite de pago se considerarán como falta grave.
Artículo 21.—La Tesorería Municipal, llevará un auxiliar de los comprobantes que amparen los pagos, de forma separada por cada cuenta bancaria, deberán ser marcados con sello, el cual contenga la leyenda de: “pagado o cancelado con la transferencia o cheque Número__”.
Artículo 22.—Al entregar la Tesorería cheques para ser revisados y firmados, estos deben tener las siguientes características:
1) Fecha de emisión.
2) Nombre o razón social del beneficiado.
3) Cantidad de colones en cifras y letras.
5) Acompañarse de los originales o comprobantes que dieron origen a la transacción, orden de compra o factura y cualquier otro documento que respalde el giro del cheque.
6) Indicar en el espacio reservado para los códigos presupuestarios, la codificación con la que se registra el desembolso.
7) Presentarse sin tachaduras, borrones, manchas, ni espacios en blanco que hagan dudar del contenido o permitan alteraciones.
Artículo 23.—Para cada cuenta bancaria habrá un libro auxiliar que servirá para llevar el control del saldo diario.
Todos los comprobantes de pago sin excepción, deben...
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