Resolución. MUNICIPALIDAD DE SARAPIQUÍ
| Fecha de publicación | 09 Mayo 2023 |
| Número de registro | IN2023752124 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE SARAPIQUÍ
Reglamento para el Funcionamiento del Fondo
de Caja Chica de la Municipalidad de Sarapiquí
El Concejo Municipal de Sarapiquí acuerda con votación de siete votos afirmativos de la totalidad de los miembros que integran este Órgano, los señores Fabián Víquez Salazar, Luz Marina Miranda Elizondo, José Fredy Corrales Artavia, Damaris Espinoza Corrales, Windy Gamboa Ramírez, José Bejarano González, Carlos Bejarano Rodríguez:
Acuerdo 5, dictado bajo el artículo 8 de la sesión ordinaria Nº 153-2020-2024 del 03 de abril del 2023.
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DEL FONDO DE CAJA CHICA
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Objeto.
El presente reglamento regula todo lo relacionado con el funcionamiento de los fondos de caja chica requerido para el adecuado funcionamiento de la Municipalidad de Sarapiquí.
Además, regula lo relacionado con el pago de viáticos para los colaboradores de la municipalidad, considerando que en esta materia rigen complementariamente las disposiciones establecidas en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República”.
Esta materia está excluida del ámbito de aplicación de la Ley General de Contratación Pública, de conformidad con el artículo 3, inciso g) y el artículo 12 del reglamento de ese mismo cuerpo legal.
Artículo 2º—Definiciones
Cuando en este reglamento se empleen los términos y definiciones, deber ser entendidas de la siguiente manera:
Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por cada uno de los fondos.
Bienes: Todo objeto, mueble o inmueble, material o inmaterial, que se constituye en un insumo necesario para satisfacer las necesidades de la Municipalidad.
Dependencia usuaria del fondo: Se denomina como tal las unidades administrativas o dependencias que sean autorizadas expresamente por el alcalde.
Encargado de caja chica: Es el funcionario responsable de velar por la administración del fondo de caja chica asignado y del fiel cumplimiento de este reglamento.
Encargado de las Cajas Chicas: El tesorero municipal, quien, según el Código Municipal, es quien debe cuidar el buen uso de las cajas chicas a nivel municipal.
Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho de un tercero, etc.) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente a un tercero, víctima de éste por imposibilidad de evitarlo.
Fraccionamiento: Vicio administrativo que a pesar de que se cuente en mismo momento dentro del presupuesto aprobado con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, gestiona más de una contratación para el mismo objeto, con la finalidad de evadir un procedimiento más complejo.
Fondo de caja chica: Recursos en efectivo o disponibles en cuenta corriente que se asignan para cubrir las compras de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la institución cuyo valor no excede el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario. Sus desembolsos se realizan por medio de adelantos de dinero en efectivo o por medio de transferencias electrónicas.
El fondo en efectivo de la caja chica estará constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras realizadas o gastos incurridos, vales por adelanto de dinero no liquidados y fórmulas de solicitud de reintegros pendientes. El fondo de caja chica también se complementa con los recursos disponibles en cuentas corriente.
Ingreso liquidado: Es el cierre de las cuentas a nivel de ingreso del presupuesto institucional que se debe hacer al terminar el ejercicio económico.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante la presentación de los comprobantes originales que sustentan la adquisición los bienes y/o servicios pagados con dichos recursos.
Obra pública: Actividades referidas a obras materiales destinadas a construcción, ampliación, remodelación, demolición y mejoras de infraestructura entendida esta en un sentido amplio. También encontramos otras obras materiales que se incorporan a la obra principal y que se podrían denominar secundarias en función de la obra principal, pero que se adhieren a ella, es decir actividades tales como reparaciones de techos, ventanas; pintura de los inmuebles, demarcación de vías, por ejemplo, estarían incluidas dentro de los contratos de obra pública, siempre que no se trate de la contratación de servicios técnicos o profesionales para efectuar dichas labores.
Planificación de las compras: Proceso mediante el cual se llevan a cabo las agrupaciones de los bienes o servicios a adquirir, consolidando los requerimientos de consumo para aprovechar la economía de escala.
Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al respectivo fondo, el mismo lo realiza el responsable del fondo de caja chica para los gastos efectuados.
Régimen simplificado: Este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas y jurídicas), que desarrollen actividades definidas por la Dirección General de Tributación.
Servicios: Conjunto de actividades técnicas y/o profesionales que por su naturaleza son intangibles, prestado por personas físicas y jurídicas, para atender necesidades propias de la municipalidad.
Transferencia electrónica: Envío de dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta de un mismo banco o uno diferente por medio del uso de una aplicación o plataforma informática.
Usuario del fondo: Se denomina como tal, a la persona hace uso de los fondos de caja chica ya sea para el uso de viáticos, como las compras de bienes y servicios.
Vale de caja chica: Comprobante que autoriza la entrega, por parte del tesorero municipal, de dinero en efectivo a un funcionario municipal autorizado para tal efecto, de conformidad con este reglamento.
Viáticos y gastos de viaje: Suma de dinero utilizada para la atención de gastos de hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos menores, que la municipalidad reconoce a sus colaboradores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.
Artículo 3º—Utilización de la caja chica.
Las cajas chicas autorizadas se utilizarán para realizar adelantos de dinero en efectivo o transferencias electrónicas para cubrir los gastos autorizados en el presupuesto institucional para casos tales como:
a) Gastos para el traslado, alimentación y hospedaje de funcionarios municipales dentro del territorio nacional.
b) Gastos por la compra de materiales, suministros, mobiliario, equipo, herramientas, repuestos, servicios y obras requeridos para la buena marcha de la Municipalidad, catalogados como gastos menores y urgentes.
c) Cualquier otro pago que por conveniencia, eficiencia y oportunidad se considere como la mejor forma de realizarlo.
El fondo de caja chica operará mediante el uso de dinero en efectivo y una o más cuentas corrientes en algún banco del sistema bancario nacional.
Artículo 4º—Utilización de los fondos de viáticos.
La caja chica se podrá utilizar para realizar adelantos de dinero efectivo y pagos de viáticos requeridos por los colaboradores de la institución.
El pago de viáticos debe sujetarse a lo dispuesto por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República.
Artículo 5º—Requisitos de las compras con el fondo de caja chica.
Se pueden realizar compras con el fondo de caja chica para cancelar gastos siempre que estos se ajusten a las siguientes disposiciones:
a) Se trate de compra de bienes, servicios u obras indispensables e impostergable, para lo cual el solicitante deberá justificarlo.
b) La compra por medio del fondo de caja chica no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de licitación reducida, lo cual debe ser justificado por el solicitante.
c) Se acredite por parte del solicitante el costo beneficio para la Administración.
d) No haya fragmentación en la compra de bienes, servicios u obras.
De no cumplir con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.
Artículo 6º—Del registro de las compras con el fondo de caja chica.
Las compras a través de caja chica deberán quedar debidamente registradas en el sistema digital unificado, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada, facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado; asimismo, éstas se realizarán respetando toda regulación institucional y general vigente al momento de efectuarse la compra.
Artículo 7º—Fondo de caja chica en efectivo.
Se autoriza la creación de un fondo de caja chica en efectivo equivalente a un monto de ₡2.000.000 (dos millones de colones netos) para cubrir las compras de bienes, servicios u obras autorizados en que incurra la municipalidad, siempre que el monto de la compra no exceda el veinticinco por ciento (25%) del total del fondo.
El monto total previsto para caja chica podrá ser ajustado anualmente como máximo en un 10% previo acuerdo del Concejo Municipal.
Artículo 8º—Fondo de caja chica mediante transferencia electrónica.
Adicionalmente la municipalidad hará uso de los fondos en una cuenta corriente para cubrir las compras que superen el veinticinco por ciento (25%) del total del fondo de caja chica en efectivo, las...
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