Resolución. MUNICIPALIDAD DE TARRAZÚ

MUNICIPALIDAD DE TARRAZÚ

Concejo Municipal

El honorable Concejo Municipal de Tarrazú, medianteelacuerdo #11, tomadoen la sesiónordinaria 194-2024, celebradael 18 de enero del 2024, que acuerda:

Con dispensa de trámite de comisión y en vista de que saliópublicadoenLa GacetaN° 227 del 07 de diciembre del 2023 elReglamento de Caja Chica del ComitéCantonal de Deportes y Recreaciónde Tarrazúy no haciendoobjeciónal respecto, es que se apruebadichoreglamentoendefinitivo, siendoaplicableenelmomentoen que salga la segundapublicación.

El reglamento de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Tarrazúqueda de la siguientemanera:

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA CHICA DEL COMITÉ DE DEPORTES DE TARRAZÚ MUNICIPALIDAD DE TARRAZÚ.

Artículo 1º—El objeto. Este reglamentotienecomoobjeto regular elfuncionamiento del fondo de cajachica del comité cantonal de deportes y recreación de Tarrazú.

Artículo 2º—Marco Conceptual:

Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que losdocumentos y efectivocontenidosenelfondo de cajachica, correspondanelmontoautorizado.

Fondo de cajachica: Es elmontoefectivoautorizado para elfuncionamiento de la caja, y disponible para la compra de bienes y servicios, y pago de viáticosconformeestableceestereglamento.

Encargado de cajachica: Es la persona que medianteacuerdo es designadapor la Junta Directiva del Comité; que se encuentralegalmenteautorizada para tener bajo su custodia y administración, la Caja Chica.

Vale de cajachica: Documento que respaldaeladelanto de dinero dado para adquirirbienes y/o servicios, debidamenteautorizados.

Reintegro: Es elreembolso al fondo de Caja Chica de losdineroserogados y utilizadosen la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos, amparadosencomprobantes.

Liquidación de vale de cajachica: Es elreembolsoal Fondo de Caja Chica de losdinerossobrantes y comprobantes de respaldoproducto de la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos.

Artículo 3º—Fondo de Caja chica: El fondo de cajachica del comité cantonal para atendergastosmenores de bienes y servicios, viáticosserá de doscientosveinticinco mil colones. (¢225.000,00).

Artículo 4º—Compraspor Caja chica: Las comprasporcajachica de bienes, servicios y viáticos no podránexcederelequivalenteencolones del 30% del fondo de cajachica. En casosespeciales y a criterio del presidente, se autorizará la erogación de sumasmayores, siempre y cuando no excedan del 50% del fondo de cajachica.

Artículo 5º—Uso de losrecursos de cajachica. La cajachicamantendrá dinero enefectivo para atenderexclusivamente la adquisición de bienes y serviciosinstitucionales, asícomo para pagarviáticos y gastos de viaje, bajo la conceptualización de éstos que estereglamento dispone y cuando la situaciónasí lo amerite, y enapego a lo establecidoenelReglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionariosPúblicosemitidopor la Contraloría General de la República.

Artículo 6º—Responsable del manejo de la cajachica. La junta directivadesignara al Tesorero como la persona encargada de la administración del fondofijo de cajachica, y seráresponsable del uso de estosrecursos y se haráacreedor a las sanciones que las leyesnacionalesestablezcan para losmalosmanejos de fondospúblicos. Compete al Tesorero de la Junta Directiva, implantar y verificarelcumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno, asícomodarleseguimiento y examinarregularmente la operaciónefectiva de la cajachica, sus registros, la custodia y elbuenuso de losrecursos. Tal disposición la desarrollará con fundamentoenelpresenteReglamento y la Ley General de Control Interno.

Artículo 7º—Sustitución de la persona encargada de la cajachica. Cuandoporrazónjustificada sea necesariotrasladar la custodia y manejo de estefondo a un funcionariodistinto al designadoen forma permanente, eltraspaso se realizaráestandopresenteelpresidente y elfuncionario a designar. Se efectuará un arqueointerno, del cual se dejaráconstanciaescrita, con la firma de lostresfuncionariosmencionados.

Artículo 8º—Vale de cajachica. Los montos para comprasporcajachica se solicitarán ante elencargado de la cajachica con base eneldocumentodenominado “vale de caja Chica enelcual se detallará la fecha, eláreasolicitante, detalle del bien o servicioporadquirir, justificación, nombre del funcionariosolicitante, firma del tesorero.

Artículo 9º—Valores de la cajachica: La cajachicacontendrásiempreel total del montoasignado, elcual, segúnelcaso, estaráintegrado de la siguiente forma: dinero enefectivo, facturas y vales provisionalesentrámite de reintegro.

Artículo10.—Prohibiciones:

a.Por ningúnmotivo se podrávariarelobjetivoinicial de unacompratramitada con elfondo de cajachica.

b.El fondo de cajachica no podrá ser utilizado para elcambio de cheques personales, o de terceros, niusarse para fines distintos para los que fuecreado, nidisponerse para actuacionesdistintas a las autorizadaspor la ley o estereglamento.

c.La persona funcionariaencargada de la cajachica, no podráguardardocumentos, efectivo o cheques de supropiedadparticular enloslugaresdestinados para la cajachica.

d.Ninguna persona funcionaria del CCDR, con la excepción de quientengaensu custodia losfondos de la cajachica, podrámantenerensupoderfondos de la cajachicapormás de tres días hábiles.

Artículo11.—Condiciones y requisitos de trámite del vale de cajachica. El vale de cajachica se tramitaráúnicamente, cuandocumpla con todos y cada uno de lossiguientesrequisitos:

a.El vale de cajachicadebe de emitirseen original y copia, y enelformulariodebidamentenumeradoenforma consecutiva que serásuministradopor la persona funcionariaresponsable del fondo.

b.Se presentedebidamentelleno, indicandoelmontoexacto y losartículos o serviciosporadquirir, que porestereglamento se autorizan y con la correspondientejustificación, elcual no debecontenerborronesnitachaduras.

c.Vengaacompañado de la firma y elnombre de la persona funcionaria que haráelretiro del efectivo. Constará de un vale por persona, esa persona NO tendráacceso a un segundo vale, hasta que no liquideel primer vale.

e.Deberáadjuntar un mínimo de trescotizaciones, aexcepción de que el bien o servicio que se necesitaadquirirsolamente lo ofrezcauna persona o empresa.

Artículo12.—Plazo para la liquidación de los vales. Los vales de cajachicadeben ser liquidadosdentro de lostres días hábilessiguientes a suentrega, salvo aquelloscasosendondeporrazones de casofortuito o fuerza mayor no puedanliquidarseen ese plazo, encuyocasopodráhacerse con posterioridad, siempre y cuando se justifiqueelretrasoen forma debidamentedocumentada, y con oficio de autorización de la Junta Directiva.

Artículo13.—Requisitos de las facturas o recibos a liquidar. Las facturas, recibos o comprobantes de las adquisiciones que se hagan con fondos de cajachica, que son elsustento del egreso, debencumplir con lossiguientesrequisitos:

a.Factura electrónica o documentosoriginales, estartimbrados, membretados, o dispensados del mismopor la Dirección General de la Tributación del Ministerio de Hacienda y estaremitidos a favor del “Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Tarrazú”.

b.Especificarclaramente la fecha, la cualdeberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del vale.

c.Indicarclaramente y con detalle la compra o serviciorecibido, lo cualdebecoincidir con lo estipuladoenel vale.

d.Traer impresoelsello de cancelado de la casa proveedora o tiquete de caja.

e.No contener, porningúnmotivo, tachadurasniborrones.

f.El monto de lo gastado no podráexcederelmontoautorizadoenel vale de cajachica. Artículo 14. Recepción del bien o servicio y liquidación de vale de cajachica. Seráresponsabilidad de quienrecibael bien o servicio, constatarelingreso de losmismos y firmarel vale comoseñal de conformidad. La liquidación del vale quedaformalizadacuando la persona responsable de la cajachicarevisaelcumplimiento de todoslosrequisitos y estampasusello de recibidoconforme.

Artículo15.—Liquidación de vale de cajachicapendiente. No se entregaránrecursos de cajachicani un nuevo vale, a la persona funcionaria que tengapendiente la liquidación de un vale anterior.

Artículo16.—Recursos no utilizados. Cuandoporalgúnmotivo la compra no se lleve a cabo, la persona que ha recibidoel dinero del vale, deberáhacerelreintegroinmediato del dinero entregado para esosefectos.

Artículo17.—Reintegro de fondos. Sin excepción, la cajachicarecibirádevolucionesúnicamente de dinero enefectivo. Ante eluso de losfondos de cajachica, la persona encargada de éstatramitaráelcorrespondientereintegro de fondos, solicitud que deberáprepararen original y copia. Ese reaprovisionamientodeberátramitarse antes de que el dinero utilizadoalcanceelsetentaporciento (70%) del fondo, segúneluso y tiemporequerido para que se reintegreelfondo. La persona encargada de girarlosfondosdeberádarleprioridadaestepago.

Artículo18.—Arqueos. Es responsabilidad del vicepresidente, realizararqueos del fondo de cajachicacadavez que seanecesario, del cualquedaráconstanciaporescrito, la que se archivaráen un consecutivo de control, con la firma del encargado del fondo de cajachica(tesorero), del vicepresidente que practicóelarqueo y del presidente.

Estosarqueosdeberánpracticarseen forma sorpresiva y al menosunavezcadatres meses.

Artículo19.—Producto del Arqueo. Si producto del arqueoresultareunadiferencia, estadeberájustificarlaelencargado del fondo y deberá...