Resolución
| Fecha de publicación | 30 Septiembre 2021 |
| Número de registro | IN2021584335 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES
Manual de procedimientos contratación administrativa proyecto mUEve -Movilidad Sostenible, Urbanismo, Equipamiento, Valoración del Espacio Público, y Enverdecimiento y Equidad-
REGLAMENTO ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE FONDOS DE CAJA CHICA
| INFORMACION GENERAL DEL REGLAMENTO Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION Y MENEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA. | |
| Código: | PR-MUEVE-001 |
| Fecha emisión: | 29/06/2021 |
| Fecha última modificación: | |
| Versión: | 1 |
CAPÍTULO I
Aspectos Generales y Definiciones
Artículo 1º—Aspectos Generales. El presente reglamento sobre la Administración y el Manejo del fondo de Caja Chica, será de aplicación obligatoria exclusivamente del proyecto mUEve y servirá como un instrumento fundamental para el manejo eficiente y eficaz de los recursos financieros del proyecto.
Artículo 2º—Definiciones.
Fondo de caja chica: Dinero que se utilizara para adquirir bienes y servicios menores.
Consultor del proyecto: Persona que presta sus servicios profesionales contratado con los recursos del proyecto MUEVE, sin que medie ninguna relación laboral con la UNGL, para lo cual goza de una contratación vigente con la entidad en calidad de contratista.
Empleado o funcionario: Persona que preste sus servicios en la Unión Nacional de Gobiernos Locales, con relación de subordinación jurídico-laboral; quedan fuera los contratos de servicios profesionales.
Encargado del fondo: Funcionario al que la Administración ha asignado la responsabilidad de administrar y custodiar los fondos de caja chica estipulados en el presente Reglamento.
Adelanto: Suma de dinero que se le entrega al funcionario encargado del proyecto MUEVE para que la utilice, de acuerdo con las disposiciones enunciadas en el presente Reglamento.
Confección vale provisional: Formulario numerado en forma consecutiva, mediante el cual el funcionario deberá solicitar el adelanto.
Liquidación del adelanto: Rendición de cuentas que realiza el funcionario, mediante la presentación de los justificantes que respaldan las compras realizadas.
Confección comprobante: Solicitud que se realiza al Departamento de Tesorería correspondiente al reintegro de los gastos efectuados.
Arqueo de caja chica: Prueba de control que realiza la Auditoría Interna de la UNGL, para verificar que se cumple con lo dispuesto en el presente Reglamento y que el monto del fondo asignado concuerda con los documentos.
Artículo 3º—Objetivo. Administrar de forma eficiente y eficaz los fondos de caja chica del proyecto mUEve mediante la aplicación del presente reglamento bajo la implementación de medidas de control interno.
Artículo 4º—Naturaleza del Fondo. La caja chica se establece como un fondo fijo reembolsable procedente de los recursos del proyecto mUEve, cuya finalidad es la de cancelar a aquellas necesidades de un bien o servicio menor que no requiera aplicar la ley de contratación administrativa.
El monto deberá de ser establecido por acuerdo del comité técnico del proyecto mUEve, y deberá de ser revisado cada año durante el periodo de ejecución del proyecto.
Este reglamento requerirá la aprobación del Consejo Directivo de la Unión Nacional de Gobiernos Locales y regirá a partir de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
CAPÍTULO II
Del Funcionamiento
Artículo 5º—Cuantía del Fondo. El fondo de caja chica contará con un monto fijo mismo que será aumentado o disminuido de acuerdo a las necesidades del proyecto y con el acuerdo previo del comité técnico. El monto autorizado para la utilización del fondo es de ₡500.000.
Todo aumento o disminución de la cuantía del fondo deberá ser aprobado por el Consejo Directivo de la UNGL en razón de la modificación a lo que establece el presente reglamento.
Artículo 6º—Custodio de Fondos. La custodia de los fondos de caja chica será responsabilidad de departamento de tesorería de la Unión Nacional de Gobiernos Locales (UNGL), así como de realizar de forma eficiente y eficaz el procedimiento establecido para las solicitudes de adelanto y liquidación del fondo.
Deberá de respetar las normas y procedimientos establecidos en este reglamento para la utilización de los fondos de caja chica del proyecto mUEve.
Artículo 7º—Utilización de La Caja Chica. El monto máximo para realizar solicitud de adelanto de fondos de la caja chica no deberá de superar 30% del fondo establecido y de acuerdo a lo estipulado en el presupuesto del proyecto mUEve.
Los fondos de caja chica para la ejecución del proyecto mUEve será permitidos siempre y cuando se cumpla con las siguientes directrices:
a) Estar indicados en el presupuesto total estimado de la acción: Todo bien o servicios que se requiera y sea tramitado mediante el fondo de caja chica deberá de estar considerados dentro del presupuesto del proyecto mUEve, los mismos podrán estar indicados en alguna partida presupuestaria definida o bien podrán considerarse dentro de los costos indirectos respetado lo indicado en las condiciones generales del proyecto.
b) Ser necesarios para la ejecución de la acción: La adquisición de los bienes y servicios que tramiten mediante los fondos de caja chica deberán de ser dispensables para la ejecución del proyecto.
c) Ser identificables y comprobables: Todos las facturas deberán de estar registrados en la contabilidad del beneficiario y determinados conforme a las normas de contabilidad y las prácticas habituales de contabilidad de costes aplicables al beneficiario.
Artículo 8º—Provisión para la Utilización de Fondos de Caja Chica: Queda prohibido la utilización de los fondos de caja chica para realizar compras de un bien o servicios para los casos que se describen a continuación:
a) Aquellas compras de bienes y servicios que superen el monto establecido en este reglamento deberán de ser tramitados mediante el departamento de proveeduría de la Unión Nacional de Gobiernos Locales (UNGL).
b) Compras de bienes y servicios que se justifiquen con el mismo concepto y que se pueda determinar que se quiere fraccionar para evadir los limites asignados.
c) Cuando el formulario para adelantos del fondo de caja chica no cumple con los requisitos establecido en este reglamento.
d) Los adelantos de caja chica no podrán ser utilizados en gastos diferentes a los que fueron previamente autorizados.
Artículo 9º—Seguridad para el Fondo de Caja Chica. La caja chica estará organizada de tal forma que sus fondos no puedan confundirse con otros. Además, dichos fondos y comprobantes deben permanecer en la Caja Fuerte ubicada en la oficina del encargado del Fondo.
Artículo 10.—Horario de Funcionamiento para el Fondo de Caja Chica. La caja chica funcionará con un horario de las 8:00 a las 16:00 horas para los efectos de trámites, desembolso del dinero y liquidación.
CAPÍTULO III
De los Formularios y Otros Documentos
de Respaldo
Para el manejo ordenado y controlado de los fondos, se utilizarán los siguientes Formularios:
Artículo 11.—Vale Provisional de Caja Chica. Las solicitudes de dinero para efectuar compras se tramitarán con el formulario denominado “Confección de vale provisional”, el cual será numerado en forma consecutiva al ser tramitado por el encargado del fondo y contendrá la siguiente información:
a) Nombre completo, con los dos apellidos del funcionario solicitante, quien será a su vez el responsable de la compra y deberá liquidar en forma personal el adelanto.
b) Objeto del gasto, (Descripción)
c) Detalle del destino (observaciones) que se le dará al material o servicio comprado, cuando a criterio del encargado de caja chica esto sea necesario.
d) Firma del Jefe Inmediato autorizando el egreso, o de la persona a quien delegue en su ausencia.
e) Código presupuestario y visto bueno del Departamento de Administrativo Financiero.
f) Firma de la persona que recibe el adelanto.
g) Fecha de entrega del dinero, utilizando firma del Departamento encargado de la caja chica.
Artículo 12.—Facturas Autorizadas: Las facturas o comprobantes que se presenten al encargado de caja chica, deben reunir como mínimo los siguientes requisitos:
a) Factura original en tinta, bolígrafo o impreso, debidamente timbrada o autorizada por la Administración Tributaria.
b) Facturación electrónica (Factura o tiquete electrónico) y en caso contrario para el régimen simplificado la facturación deberá de cumplir con las siguientes especificaciones: timbrada, contener la razón social impresa (Membrete) y número de cédula de la persona que realizó la venta y su respectivo sello de “CANCELADO”.
c) Emitida a nombre de la Unión Nacional de Gobiernos Locales.
d) Indicar la fecha de compra.
e) Debe presentar la indicación de cancelada, por parte de la firma proveedora.
f) Valor en números y letras (opcional).
g) No debe tener borrones ni tachaduras.
h) Indicar el detalle de la compra realizada.
i) Nombre y firma de recibido conforme en el comprobante (funcionario que retiró el efectivo), además obligatoriamente la firma del jefe de la Sección o Dirección.
Cuando por la índole de la compra, fuere imposible obtener los justificantes estipulados en el inciso a), se aceptarán como comprobantes de pago los tiquetes de caja autorizados por la Administración Tributaria.
Si la factura no posee el logotipo debe indicarse el nombre y cédula de la persona física que suministró el bien o servicio.
CAPÍTULO IV
De la Liquidación del Formulario
de Vales Provisionales
Artículo 13.—Liquidación de los formularios de vales provisionales. Los adelantos de dinero serán liquidados durante los dos días hábiles siguientes a la fecha de entrega, De no hacerse así, se incurrirá en las sanciones que establece el Reglamento Autónomo de Servicios de la Unión Nacional de Gobiernos Locales. Cuando haya atraso en la liquidación, el encargado del fondo deberá comunicarlo por medio de un memorando, al jefe inmediato del funcionario que recibió el adelanto. De persistir el atraso, al día siguiente, el Departamento Administrativo Financiero informará a Recursos Humanos, para la aplicación de la sanción correspondien...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba