Proceso de legalización de libros electrónicos
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Revista de Derecho de la Hacienda Pública
El uso de los recursos de las redes de cuido y desarrollo infantil
son responsabilidad de los gobiernos locales y están sujetos
a la fiscalización de las auditorías internas municipales.
La CGR indicó que las unidades ejecutoras de los recursos provenientes del FODESAF para el
financiamiento de la Red de Cuido y Desarrollo Infantil y las municipalidades que cuenten
con CECUDIs deben suscribir convenios de colaboración interinstitucional, con el fin de
definir sus deberes y responsabilidades en cuanto a la ejecución de esos recursos públicos,
cuyo uso correcto es también responsabilidad de los gobiernos locales, por lo que éstos
deben establecer controles que garanticen un registro de asistencia de la población infantil,
que servirá, entre otras cosas, para efectuar el pago correspondiente por la operación del
Centro. De igual forma, las municipalidades deben fiscalizar los recursos que les sean
transferidos por parte del IMAS para la prestación de los servicios brindados. Así, los recursos
del FODESAF y del IMAS se consideran como ingresos propios del gobierno local y por lo
tanto, están sujetos a la fiscalización de la auditoría interna municipal, a partir de las
prerrogativas que concede la Ley General de Control Interno. Ver oficio N.°4817-2016 (DFOE-
DL-0374) del 18 de abril del 2016. En este documento se emite un nuevo criterio.
Regulaciones administrativas aplicables al Auditor y
Subauditor Interno.
Las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a los puestos de Auditor y
Subauditor interno deben ser establecidas por cada jerarca, respetando los principios de
razonabilidad, proporcionalidad y el bloque de legalidad. Sin embargo, esas regulaciones no
pueden afectar la actividad ni la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna,
ni tampoco ser diferenciadas de las del resto de funcionarios al punto de crear criterios de
desigualdad. Además, no les corresponde la aplicación del régimen del servicio civil ni la
regulación interna que aplica para los demás funcionarios, pues éstos gozan de un régimen
diferente y especial en virtud de su función particular. Ver oficio N.°3789-2016 (DFOE-
IFR-0129) del 17 de marzo del 2016.
Proceso de legalización de libros electrónicos.
Corresponde a la Administración determinar el soporte que asegure confiabilidad,
oportunidad y oficialidad de la información que deba registrarse en los libros contables, de
actas y cualquier otro, pudiendo ser un medio físico o uno electrónico según mejor se adapte
a las necesidades, siempre y cuando le permita cumplir con la regulación vigente. La
normativa pretende que mediante la legalización de libros se brinde garantía razonable de la
autenticidad de la información y del soporte en que ésta se encuentre, es decir, que la
información documentada sea la correcta y que el medio en el que encuentra sea el oficial.
Cuando la información se encuentre en un formato electrónico se requiere además que se
asegure la inalterabilidad, el acceso o consulta posterior y la preservación de los datos
relativos al origen de la información. La Administración y la Auditoría Interna de cada
institución deben definir los procesos y verificar que se cumpla con esos requisitos mediante
la ejecución de acciones de control con las cuales se pueda ejercer una función preventiva.
Ver oficio N.°4640-2016 (DFOE-ST-0015) del 13 de abril del 2016.
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