Reglamento interno sobre el uso de vehículos del Instituto Costarricense sobre Drogas, de 19 de Abril de 2004
| Emisor | Instituto Costarricense sobre Drogas |
INSTITUTO COSTARRICENSE SOBRE DROGAS REGLAMENTO INTERNO SOBRE EL USO DE VEHÍCULOS DEL INSTITUTO COSTARRICENSE SOBRE DROGAS
En uso de las facultades que les confieren el inciso 3), y 18), del artículo 140 de la Constitución Política, los artículos 28 inciso 2), 103 inciso 1), 112 inciso 1), 13), 25), y 27), de la Ley General de la Administración Pública y el artículo 221 y siguientes de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres.
Considerando:
I.Que el Instituto Costarricense sobre Drogas es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de la Presidencia y con personalidad jurídica instrumental para la realización de su actividad contractual y la administración de sus recursos y de su patrimonio.
II.Que por la Ley Nº
8204, Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas, se le confiere al Instituto, mediante el artículo 84, ser el depositario judicial exclusivo de los bienes muebles, inmuebles, vehículos, instrumentos, equipos, valores y dinero y demás objetos que se utilicen en la comisión de los delitos previstos en esta ley y además, le otorga el deber de destinarlos, previo aseguramiento,
al cumplimiento de los fines descritos en ella.
III.Que el Instituto Costarricense sobre Drogas puede otorgar mediante préstamo temporal,
los vehículos decomisados o comisados a entidades afines a la prevención del consumo y a la represión del flagelo de las drogas.
IV.Que con la finalidad de brindar un servicio ágil y eficiente y con el propósito de maximizar el uso racional de los bienes del o al servicio del Estado, así como la transparencia de las acciones de disposición, custodia y mantenimiento de vehículos, el Instituto requiere de una reglamentación sobre el uso de vehículos y el procedimiento en caso de accidente.
V.Que conforme a la Directriz Nº 12 emitida en la Presidencia de la República el 4 de diciembre, 1998, es que se procede a la siguiente reglamentación.
VI.Que mediante el acuerdo Nº 42-6-2004, tomado en la sesión ordinaria número 6,
celebrada el lunes 19 de abril del año 2004, el Consejo Directivo del Instituto Costarricense sobre Drogas, aprobó el siguiente;
ÓREGLAMENTO INTERNO SOBRE EL USO DE VEHÍCULOS DEL INSTITUTO COSTARRICENSE SOBRE DROGAS
REGLAMENTO INTERNO SOBRE EL USO DE VEHÍCULOS DEL INSTITUTO COSTARRICENSE SOBRE DROGAS
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1ºDel ámbito de aplicación del Reglamento. El presente Reglamento establece las condiciones generales y específicas que regulan el uso de vehículos,
propiedad del Instituto Costarricense sobre Drogas o que se encuentren a su disposición.
Artículo 2ºDe las disposiciones del Reglamento. Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento son aplicables a todos los funcionarios del Instituto,
quienes en razón de su cargo, utilicen o controlen los recursos de transporte del Instituto.
Artículo 3ºVehículos de uso administrativo general. Son aquellos, propiedad del Instituto o que se encuentran a su disposición y que son utilizados por sus servidores, con la finalidad de desarrollar las labores normales de sus funciones y actividades de las diferentes dependencias a los que pertenecen, así
como medio de transporte de material o equipo. Por tal motivo, no deberán ser asignados en forma exclusiva al servicio de ningún funcionario. Deberán estar sometidos a las siguientes regulaciones:
a)
Serán utilizados únicamente dentro de la jornada ordinaria de la Institución.
b)
Serán utilizados exclusivamente para asuntos oficiales y no para asuntos particulares.
c)
Estarán sometidos a un control de kilometraje y explicación del motivo del recorrido.
d)
Serán guardados al finalizar la jornada de trabajo dentro del edificio del ICD u otro lugar, si así lo amerita la situación.
Artículo 4ºDe la rotulación de vehículos. De acuerdo con el artículo 160 de la Ley Nº
8204 ÓLey sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de Uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas, los vehículos asignados y utilizados por el Instituto Costarricense sobre Drogas estarán excluidos de rotulación y autorizados para no utilizar placas oficiales, con el propósito de guardar la confidencialidad respecto de sus labores y de la seguridad de su personal.
Artículo 5ºDe los vehículos puestos a la orden del Instituto bajo el cargo de depositario judicial. Los vehículos que se encuentren a la orden del Instituto bajo el cargo de depositario judicial como medida provisional y que se incluyan en la flotilla utilizada por el Instituto en la consecución de sus fines, deberán estar sometidos a los mismos controles necesarios y pertinentes para este tipo de activos.
CAPÍTULO II De la administración y uso de los vehículos
Artículo 6ºDel control para el cumplimiento del Reglamento. El administrador del área de Servicios Generales del Instituto, será el responsable de velar por el cumplimiento de este reglamento. Será además la única instancia encargada y responsable de ejecutar las medidas de coordinación para el mantenimiento y control en cuanto al uso de vehículos.
Artículo 7ºUso de Formularios. Con la finalidad de cumplir con las normas de control interno, todos los funcionarios deberán utilizar los formularios numerados en forma consecutiva, en ellos deberá consignarse toda aquella información generada por las actividades relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos de uso administrativo general, tales como:
a)
Solicitud de vehículos b)
Circulación de vehículos en días y horas no hábiles c)
Circulación de vehículos fuera del país d)
Formularios para solicitud de Tarjeta Electrónica para Compra de Combustible Artículo 8ºControl para el mantenimiento y reparaciones. El área de Servicios Generales deberá
establecer un control sobre el uso y mantenimiento de vehículos; para ello utilizará un programa de mantenimiento preventivo de todos los vehículos de la flota, el cual será avalado por el Coordinador de la Unidad Administrativa y la Dirección General. Esto requerirá de una comunicación constante con los mecánicos de la Institución, quienes deberán colaborar con la oficina de Servicios Generales.
El programa de mantenimiento que se establezca, deberá contener un historial completo de cada vehículo que permita conocer su estado mecánico, la clase de reparaciones que se le han hecho, así como su periodicidad. La información mínima que deberá contener el citado registro es la siguiente:
a)
Número de placas b)
Tipo de vehículo c)
Marca y modelo d)
Detalle de los cambios de aceite, grasa, baterías y llantas e)
Detalle de afinamientos, reparaciones y mantenimiento preventivo-correctivo.
Artículo 9ºDel informe semestral. Para efectos de control interno, el área de Servicios Generales deberá suministrar cada seis meses a la Unidad Administrativa un reporte de los vehículos, previa información suministrada por los mecánicos o encargados del mantenimiento preventivo, que contendrá los siguientes datos:
-
Permisos de salida del país.
-
Kilometraje recorrido.
-
Horas de salida y entrada.
-
Cantidad de combustible utilizado.
-
Daños o modificaciones de vehículos.
-
Informe de giras y servicios.
-
Rendimiento de combustible por kilómetro para cada vehículo, comparado con meses anteriores o con distancias parecidas o iguales.
-
Consumo de lubricantes por vehículo.
-
Gastos de mantenimiento y reparaciones por vehículo.
Antes de cada salida se comparará
el estado general del vehículo y del kilometraje con el odómetro del vehículo y reportará el viaje con hora de salida y destino, así como al regreso se reportará los kilómetros recorridos, la hora de llegada y el kilometraje final.
Artículo 10.Del registro de firmas. El área de Servicios Generales llevará un registro de firmas de los encargados de autorizar y solicitar...
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