Resolución
| Fecha de publicación | 31 Mayo 2022 |
| Número de registro | IN2022647430 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD |
La Gerencia General del Instituto Costarricense de Electricidad aprobó el 22 de abril del 2022, el siguiente reglamento:
REGLAMENTO PARA LA GESTIÓN DE PATROCINIOS
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objeto. Este reglamento tiene como propósito normar las gestiones relacionadas con la formalización de patrocinios como una actividad de exposición de marca, para garantizar el mayor provecho comercial y de imagen para las marcas del ICE, de forma tal que se cree, mantenga y/o desarrolle su valor y prestigio, tanto nacional como internacionalmente y a su vez se fortalezcan los negocios de la institución.
Artículo 2º—Alcance. Es de acatamiento obligatorio para el ICE y sus dependencias, en particular para las áreas que intervengan en el proceso de gestión de patrocinios en donde establezcan los contratos bajo la figura de patrocinio comercial o no comercial.
Artículo 3º—Documentos Aplicables.
| CÓDIGO | TÍTULO |
| Ley N° 8292 | Ley General de Control Interno. |
| Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. | |
| Ley N° 8660 | Ley de Fortalecimiento y Modernización de las entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones. |
| Ley Reforma del artículo 35 de la Ley 8660, Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector de Telecomunicaciones | |
| Ley N° 7202 | Ley del Sistema Nacional de Archivos. |
| Decreto 35148-MINAET | Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones. |
| 66.00.001.2013 | Política Corporativa de Comunicación. |
| 38.00.002.2013 | Política Corporativa de Confidencialidad de la Información. |
| Dictamen legal 274-581-11 de fecha 11 de mayo del 2011, que versa sobre los patrocinios de interés institucional. | |
| Dictamen legal 258-399-13 de fecha 23 de mayo del 2013, acerca de la naturaleza jurídica de los patrocinios. | |
| Directriz institucional para el manejo de expedientes administrativos N°150-0860-2013. |
Artículo 4º—Abreviaturas. En el presente reglamento se utilizarán las siguientes abreviaturas:
GG: Gerencia General.
ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.
PE: Presidencia Ejecutiva.
Artículo 5º—Definiciones. Para los efectos de aplicación del presente reglamento, los términos que se mencionan tendrán el siguiente significado:
Administrador de patrocinio: persona responsable de la administración de un contrato de patrocinio, para asegurar el fiel cumplimiento de las condiciones y beneficios pactados, tanto cualitativa como cuantitativamente.
Comunicación: proceso de elaboración y transmisión de un mensaje, el cual busca generar reacción en el receptor.
Declaratoria de Interés Institucional: acto motivado que establece el interés del ICE por participar de una actividad determinada, a partir de su relevancia, proyección y alineamiento con los objetivos estratégicos empresariales.
Esta declaratoria comprende las razones de conveniencia institucional, que justifican la aprobación y/o ejecución de un patrocinio, a partir del resultado del análisis costo-beneficio. Marcas del ICE: hace alusión a las marcas Grupo ICE, ICE y kölbi.
Negocio: área o proceso dentro de la institución, responsable del desarrollo de iniciativas comerciales, la proyección y cumplimiento de metas de retorno comercial que justifica la inversión en el patrocinio.
Patrocinio comercial: tipo de patrocinio que, contando con un análisis de costo - beneficio positivo, persigue objetivos de negocio como la promoción de ventas de un producto o servicio, crear valor o asociaciones para una marca o producto, servicio, innovación o invención, fidelización de clientes o modificar conductas del consumidor.
Patrocinio no comercial: tipo de patrocinio que busca beneficios de imagen, reputación y credibilidad, a partir de la asociación de la marca institucional o corporativa, con grupos de interés, aunque puedan no implicar un retorno económico parcial o total.
Patrocinio: práctica comercial que permite relacionar directamente una marca o institución con un evento especialmente atractivo para un tipo de público, teniendo como objetivo directo o indirecto la promoción y exposición de un producto, servicio, imagen y/o valores de marca.
CAPÍTULO II
Responsabilidades
Artículo 6º—Presidencia Ejecutiva. Sus responsabilidades son las siguientes:
1. Aprobar patrocinios en su ámbito de acción, de acuerdo con los límites económicos autorizados mediante nota por parte de la Gerencia General.
2. Aprobar la declaración de patrocinios de interés institucional de la marca Grupo ICE, según sea requerido.
Artículo 7º—Gerencia General. Sus responsabilidades son las siguientes:
1. Aprobar los límites económicos de aprobación de patrocinios.
2. Aprobar patrocinios de la marca ICE, de acuerdo con los límites económicos autorizados mediante nota por parte de la Gerencia General.
3. Aprobar la declaración de patrocinios de interés institucional de la marca ICE, según sea requerido.
Artículo 8º—Gerencias del ICE. Sus responsabilidades son las siguientes:
1. Elaborar y aprobar un plan de patrocinios y presupuestar anualmente un rubro para cubrir los patrocinios de su interés, de ser requerido.
2. Aprobar patrocinios de su giro de negocio y de acuerdo con los límites económicos autorizados mediante nota por parte de la Gerencia General.
3. Aprobar la declaración de patrocinios de interés institucional de su competencia, según sea requerido.
4. Designar un enlace para gestionar a lo interno y con sus homólogos de otras Gerencias, los casos que sean de interés de dos o más dependencias.
Artículo 9º—Dirección de Comunicación. Sus responsabilidades son las siguientes:
1. Elaborar un plan de patrocinios y presupuestar anualmente un rubro para cubrir los patrocinios de interés de las marcas: ICE y Grupo ICE, y remitir a conocimiento de la Gerencia General y Presidencia Ejecutiva, según corresponda.
2. Gestionar los patrocinios no comerciales de las marcas: ICE y Grupo ICE, y coordinar con las Gerencias involucradas, cuando sea requerido.
3. Asesorar a las Gerencias sobre el manejo de patrocinios de las marcas: ICE y Grupo ICE, que involucren beneficios por exposición de marca comercial y no comercial.
4. Nombrar un administrador para cada patrocinio.
5. Aprobar patrocinios en su ámbito de acción y de acuerdo con los límites económicos autorizados mediante nota por parte de la Gerencia General.
6. Elaborar y actualizar en conjunto con la División Comercial de la Gerencia de Telecomunicaciones la propuesta de definición de límites económicos de aprobación de patrocinios y elevar dicha propuesta a la Gerencia General para la aprobación correspondiente.
Artículo 10.—División Comercial de la Gerencia de Telecomunicaciones. Sus responsabilidades son las siguientes:
1. Gestionar los patrocinios relacionados con la marca kölbi.
2. Someter su plan anual de patrocinios para aprobación de la Gerencia de Telecomunicaciones.
3. Elaborar un plan de patrocinios y presupuestar anualmente un rubro para cubrir los patrocinios de la marca kölbi, de interés comercial y no comercial, de la Gerencia de Telecomunicaciones.
4. Asesorar a la Gerencia de Telecomunicaciones sobre el manejo de patrocinios de la marca kölbi, que involucren beneficios por exposición de marca comercial y no comercial.
5. Nombrar un administrador para cada patrocinio.
6. Aprobar los patrocinios en su ámbito de acción y de acuerdo con los límites económicos autorizados mediante nota por parte de la Gerencia General.
7. Elaborar y actualizar en conjunto con la Dirección de Comunicación la propuesta de definición de límites económicos de aprobación de patrocinios y elevar dicha propuesta a la Gerencia General para la aprobación correspondiente.
Artículo 11.—Administrador de patrocinio. Sus responsabilidades son las siguientes:
1. Emitir la valoración técnica de las propuestas de patrocinios que le sean asignados.
2. Elaborar y administrar el contrato de patrocinio.
3. Asegurar el fiel cumplimento de las condiciones contractuales pactadas.
4. Confeccionar e integrar el expediente foliado con toda la información relacionada con el patrocinio.
5. Realizar las demás actividades que la normativa interna aplicable le establezca a los administradores de patrocinio, responsables de un contrato.
CAPÍTULO III
Gestión de patrocinios
Artículo 12.—Clasificación de patrocinios. Los patrocinios se clasifican -para su análisis y tramitación- en patrocinios comerciales y patrocinios no comerciales, según definición indicada en el artículo 5.
Los patrocinios comerciales están asociados a actividades o acciones, que justifican el retorno sobre la inversión.
Los patrocinios no comerciales deben estar alineados a la Estrategia Corporativa y a los objetivos estratégicos del negocio.
Todo patrocinio que se gestione debe cumplir con los principios fundamentales contemplados en la Política Corporativa de Comunicación.
De igual forma, los oferentes u organizadores deben certificar que cumplen con idoneidad fiscal, crediticia y se encuentran al día con sus obligaciones obrero-patronales, de acuerdo con la legislación vigente.
Artículo 13.—Declaratoria de Interés Institucional. Un patrocinio puede ser declarado de Interés Institucional y aprobado por la Presidencia Ejecutiva, Gerencia General o Gerencias interesadas, según corresponda, mediante un acto motivado, fundamentado en la declaratoria de interés institucional.
Esta declaratoria comprende las razones de conveniencia institucional que justifican la aprobación y/o ejecución de un patrocinio, a partir del resultado del análisis costo-beneficio.
La emisión del acto motivado corresponde a la Presidencia Ejecutiva, Gerencia General o Gerencias interesadas, con la respectiva justificación de la Gerencia correspondiente.
Artículo 14.—Presupuesto. Todo patrocinio debe contar con el presupuesto para su ejecución. De ser requerido, cada Gerencia debe presupuestar anualmente un rubro para cubrir los patroc...
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