Reglamento reformado compras y contrataciones, de 8 de Enero de 2019
| Emisor | Correos de Costa Rica S. A. |
CORREOS DE COSTA RICA S.A.
REGLAMENTO REFORMADO COMPRAS Y CONTRATACIONES
CAPITULO 1 DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1°-Cobertura. El presente Reglamento regirá la contratación desarrollada por Correos de Costa Rica, S. A., de conformidad con lo establecido en la Ley N° 7768 "Ley de Correos" y su Reglamento.
Se exceptúa de la aplicación del presente Reglamento la actividad ordinaria, entendiéndose esta los servicios que presta Correos en el ámbito de su competencia
Artículo 2°-Régimen jurídico. La actividad de contratación de Correos, se regirá por los principios generales señalados en la Constitución Política en materia de contratación administrativa, el presente Reglamento, el Código Civil y el Código de Comercio.
Además, se respetará en la aplicación del régimen contractual la jerarquía de fuentes del ordenamiento jurídico costarricense.
Artículo 3°-Conceptos. Para efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
Actividad Ordinaria: Es el suministro directo al usuario o destinatario final, de los servicios o las prestaciones establecidas, legal o reglamentariamente.
Unidad Solicitante: Responsable de determinar la necesidad, justificarla, estimar su costo, elaboración de especificaciones técnicas, estudio técnico de las ofertas, razonabilidad de precios, recomendación de adjudicación, y en caso de recursos referenciales a la materia técnica la emisión del respectivo criterio.
Administrador del Contrato: Responsable de la ejecución del contrato en las condiciones acordadas.
Acto de inicio: decisión formal de realizar una compra, emitida por el órgano competente, es decir Junta Directiva, Gerencia General o Compras y Contrataciones
Cartel: Documento donde se definen las bases y especificaciones técnicas de la contratación.
Comisión: Comisión de Contrataciones de Correos.
Compras y Contrataciones: Departamento de Compras y Contrataciones de Correos. Es el departamento técnico en materia de contratación administrativa. Contará con una estructura organizativa para cumplir en forma eficiente y oportuna con las funciones de conducción de los procedimientos de compras. Todas las demás unidades administrativas de tipo técnico, jurídico, contable, presupuestario, informático, etc., están obligadas a brindarle colaboración y asesoría en el cumplimiento de sus cometidos. Podrá corregir actuaciones de unidades usuarias, para ajustar los procesos a la normativa aplicable y complementar los procesos con los actos necesarios, que no estén expresamente encomendados a otros departamentos.
Correos: Correos de Costa Rica, S. A.
Decisión inicial: acto emitido por la Unidad Solicitante, donde requiere el inicio formal de una compra a Compras y Contrataciones, con base en una necesidad fundamentada y respaldo presupuestario.
Artículo 4°-De los principios. Serán aplicables principios Constitucionales fundamentales:
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Eficiencia. El procedimiento busca la selección de la oferta más conveniente para interés de Correos. En las distintas actuaciones prevalecerá el contenido sobre la forma.
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Eficacia. La contratación procura cumplimiento de los fines, metas y objetivos de Correos.
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Publicidad. Los procedimientos se darán a conocer por los medios necesarios. Se debe garantizar el libre y oportuno acceso al expediente, informes, resoluciones u otras actuaciones.
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Libre competencia. Se debe garantizar la posibilidad de competencia entre los oferentes.
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Igualdad. En un mismo concurso los participantes deben ser tratados y examinados bajo iguales condiciones.
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Buena fe. Las actuaciones desplegadas por Correos y por los participantes se entenderán en todo momento de buena fe, admitiendo prueba en contrario.
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Intangibilidad patrimonial. Las partes están obligadas a mantener el equilibrio financiero del contrato.
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Legalidad o transparencia de los procedimientos. Los procedimientos de selección del contratista deben estar definidos a priori en forma precisa, cierta y concreta.
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Seguridad jurídica. El proceso de compra da seguridad y garantía a los oferentes de su participación y a Correos sobre el alcance de sus objetivos.
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Equilibrio de intereses. Equivalencia entre los derechos y obligaciones que se derivan para el contratante y Correos de manera que se tenga al contratista como colaborador de la empresa.
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Mutabilidad del contrato. Poderes y prerrogativas necesarias para introducir modificaciones a los contratos, con el objeto de que cumplan con los fines de Correos.
Artículo 5°-Programa de compras y contrataciones. La Dirección Administrativa será la responsable de conformar un programa anual de compras y contrataciones de suministros y materiales de uso común, el cual deberá ser elaborado y presentado a la Gerencia General a más tardar en los primeros quince días hábiles del mes de setiembre de cada año. Todas las unidades de Correos estarán en la obligación de brindar la información requerida a más tardar el último día hábil del mes de julio de cada año para la elaboración de dicho programa. En caso de incumplimiento, la Dirección Administrativa solicitará a la Gerencia General que se aplique el régimen disciplinario establecido. Asimismo, cada gerencia será responsable de elaborar el plan de compras de bienes y suministros que no sean de uso común, el cual deberá someterse a la aprobación de la Gerencia General a más tardar en el mes de setiembre de cada año.
En el mes de octubre de cada año, deberán remitirse los respectivos pedimentos de acuerdo con los planes de compras aprobados al Departamento de Compras y Contrataciones para dar trámite a los procesos de acuerdo al presente reglamento.
El programa de compras y contrataciones podrá ser modificado cuando surja una necesidad no prevista, con la autorización previa de la Gerencia General.
Compras y Contrataciones deberá remitir en forma mensual un informe sobre las compras realizadas a la Gerencia General y Gerencias de área, cuyo contenido estará definido en el manual de Compras y Contrataciones.
(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 1341 del 4 de agosto del 2015)
Artículo 6°-En todos los procedimientos, Compras y Contrataciones podrá hacer uso de la modalidad de entregas según demanda, si y así lo requiere la unidad solicitante para la adjudicación de precios unitarios, sin cantidades específicas a solicitar y obligación de compra. Para ello la unidad solicitante dará a conocer el consumo del año anterior y una proyección no vinculante por el mismo tiempo, y se regularán aspectos como plazos de entrega, control de calidad, reglas de exclusividad, para adjudicar precio unitario, con un plazo máximo de seis años.
Durante la ejecución se pueden agregar al contrato nuevos bienes o servicios de la misma naturaleza, con base en precios de mercado.
Artículo 7°-Disponibilidad presupuestaria Para iniciar el procedimiento de contratación la unidad solicitante verificará y reservará el presupuesto suficiente. En casos excepcionales, se podrá iniciar el procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes, si se tiene la seguridad de que se contará con ellos en el momento de la adjudicación. Lo anterior debe ser comunicado a los posibles oferentes.
Cuando se tenga certeza que la contratación se ejecutará en el período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, ésta se desarrolle por más de un período presupuestario, Correos, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar en su oportunidad el presupuesto y el pago de las obligaciones.
Artículo 8°-Trámite posterior a la decisión inicial. Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará el pedimento y documentos necesarios a Compras y Contrataciones quien conducirá el procedimiento de contratación, conforme a las siguientes actividades:
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Determinar el procedimiento de contratación a seguir conforme al presente Reglamento.
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Elaborar, en caso de ser necesario, con la participación de las unidades solicitantes, técnica (interna o externa), legal y financiera, según corresponda, el respectivo cartel, ejerciendo función asesora y de dirección del proceso.
Artículo 9°-Expediente. Una vez tramitada la decisión inicial, se conformará un expediente por Compras y Contrataciones, unidad encargada de su custodia. Deberá estar foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los interesados. Los borradores no podrán formar parte de dicho expediente. El expediente original se mantendrá en custodia en el Departamento de Compras y Contrataciones hasta que se realice el trámite de pago cuando corresponda.
La incorporación de los documentos al expediente no podrá exceder de dos días hábiles una vez recibidos por Compras y Contrataciones.
Todo interesado tendrá libre acceso al expediente que podrá ser consultado en Compras y Contrataciones, dentro del horario que establezca dicho Departamento, el cual deberá considerar todos los días hábiles y una cantidad mínima de tres horas. En caso de que el expediente se encuentre en alguna otra dependencia, así se deberá indicar al consultante, quien podrá tener acceso donde se encuentre el expediente.
Artículo 10.-Estimación de la contratación. Para determinar la clase del procedimiento a seguir se deberá considerar la estimación indicada por la unidad solicitante del monto de la contratación incluyendo: el costo principal, fletes, seguros, comisiones, intereses, tributos, derechos y cualquier otra suma que deba reembolsar Correos como consecuencia de la contratación.
Cuando la contratación de objeto continuo se celebrare por un plazo determinado, la estimación se efectuará sobre el valor total del contrato durante su vigencia.
Si la contratación fuere por plazo indeterminado, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual estipulado multiplicado por dieciocho.
Cuando en el contrato para satisfacer servicios por períodos menores de dieciocho meses se establezcan o existan prórrogas facultativas que puedan superar ese límite, o en caso...
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