Resolución
| Fecha de publicación | 23 Enero 2023 |
| Número de registro | IN2023709051 |
| Emisor | municipalidades |
REGLAMENTO PARA USO, CONTROL Y MANTENIMIENTO DE LA FLOTILLA VEHICULAR DE UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES (UNGL)
Considerando
1º—Que la Unión Nacional de Gobiernos Locales es una entidad de derecho público, representativa de carácter nacional, con personería jurídica otorgada por la Ley 5119 del 20 de noviembre de 1972.
2º—Que el Consejo Directivo está facultado para dictar su propio reglamento y los reglamentos necesarios para el funcionamiento de la Unión, según lo establecido en el artículo 16, inciso c) de sus Estatutos.
3º—Que mediante Artículo V Sesión Ordinaria N°10 celebrada el 07 de abril de 2022 la Dirección Ejecutiva presento ante el Consejo Directivo el Reglamento para uso, control y mantenimiento de la Flotilla Vehicular de Unión Nacional de Gobiernos Locales (UNGL), para que se lea de la siguiente manera:
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente reglamento regula el uso, mantenimiento y control de los vehículos automotores inscritos a nombre de la Unión Nacional de Gobiernos Locales, en adelante denominado el UNGL. Se regulan, asimismo, los deberes y responsabilidades de los funcionarios para que los utilicen en una forma racional y en estricta observancia del régimen jurídico, los vehículos propiedad de la Institución.
Artículo 2º—Asignación de los vehículos. La asignación de los vehículos para uso laboral o administrativo, lo será únicamente con la finalidad de brindar un mejor servicio y en ningún caso puede ser considerado como un beneficio, mejora salarial, salario en especie o en alguna forma, como parte del contrato de trabajo, ni dará lugar a derechos adquiridos en favor del funcionario.
Artículo 3º—Los vehículos regulados en el presente documento serán:
a. Todos los vehículos inscritos a nombre de la UNGL, para cumplir sus fines, con cargo a las partidas presupuestarias o
b. Todos los vehículos que fueron transferidos o donados por instituciones estatales o descentralizadas o donados por personas físicas o jurídicas u organismos nacionales o internacionales a nuestro favor.
4º—Definiciones: Para efectos del presente reglamento se entiende por:
a. Funcionario o funcionaria: Persona física que preste al Instituto en propiedad o interinidad sus servicios materiales e intelectuales o de ambos géneros, a nombre y por cuenta de éste, en virtud de un acto válido y de eficaz investidura.
b. UNGL: Unión Nacional de Gobiernos Locales
c. Dirección Financiero: Dirección que se designa para brindar el servicio de coordinación del transporte a los funcionarios para el desempeño de sus funciones. Quien tiene como recargo todo lo referente a los servicios generales.
d. Conductor o conductora: funcionario o funcionaria debidamente autorizado y registrado en el sistema de control interno que la UNGL estime pertinente, que conduce ocasionalmente vehículos del UNGL, pero que no está nombrado en ese puesto.
e. Chofer Institucional: funcionario o funcionaria debidamente autorizado y registrado en el sistema de control interno que la UNGL estime pertinente, que conduce ordinariamente vehículos del UNGL, y está nombrado en ese puesto.
f. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres: Ley N° 9078, del 04 de octubre del 2012 y sus reformas.
g. Pernoctar: Lugar donde el funcionario pasa la noche.
CAPÍTULO II
De la clasificación y asignación de vehículos
Artículo 5º—De la clasificación de los vehículos. Los vehículos inscritos se clasifican en una única categoría:
a. De uso administrativo y actividades ordinarias, son aquellos vehículos al servicio del UNGL para el traslado de miembros del Consejo Directivo a actividades oficiales en representación de la UNGL, funcionarios, funcionarias y titular de la Dirección Ejecutiva de la UNGL cuando se requiera prestar los servicios o efectuar alguna diligencia en el ejercicio de sus funciones. Estos vehículos deben portar las siglas del UNGL en la puertas y deberán cumplir con los requerimientos y controles establecidos en el presente reglamento y la Ley de Tránsito.
Artículo 6º—Asignación de vehículos. Ningún vehículo estará asignado a funcionario o funcionaria determinado, por lo que será el Titular de la Dirección Financiera quien asignaráel uso de los vehículos a los conductores, conductoras y choferes institucionales previa solicitud en el sistema de control interno que la entidad destine para ese fin.
CAPÍTULO III
Uso y disposición de los vehículos
Artículo 7º—Solicitudes de uso de vehículos: Las solicitudes para utilizar los vehículos de uso administrativo u ordinario, deberán realizarse a más tardar 2 días hábiles antes de la programación de la gira o actividad en el sistema destinado para este fin, indicando claramente las fechas, hora de salida y hora de regreso, la ruta de los lugares a visitar, acompañantes, objetivo de la gira misma que debe obedecer a la planificación interna del departamento solicitante.
Toda solicitud presentada fuera de tiempo debe de justificarse por medio de correo electrónico al Dirección Financiera y estará sujeta a disponibilidad de vehículos, de acuerdo con la programación y cronograma de la Dirección.
Artículo 8º—Aprobaciones. Las solicitudes para el uso de vehículos serán aprobadas por la Jefatura inmediata y por la Dirección Financiera. En caso de requerir durante los días solicitados en la gira que el vehículo pernocte en la casa de habitación del funcionario deberá ser aprobada por escrito por la Dirección Financiera quien informara por escrito a la jefatura inmediata del funcionario.
Artículo 9º—Atención de solicitudes de vehículos. La atención de las solicitudes de vehículos, serán tramitadas de acuerdo con el orden de presentación de las solicitudes, y en horas hábiles. Entendiéndose para este efecto el horario de las 8 horas a las 16 horas.
Artículo 10.—Disponibilidad de vehículos. Corresponde a la Dirección Financiera, una vez recibidas las solicitudes, realizar la asignación del vehículo y entregar la boleta de salida misma que deberá indicar el kilometraje del vehículo al momento de la entrega, llaves, una ficha del estado del vehículo.
Artículo 11.—Cambios en las solicitudes. En el caso que se requiera realizar un cambio en las solicitudes de las giras ya aprobadas, el funcionario debe de comunicarlo por medio de correo electrónico a la Dirección Financiera con el visto bueno de la Jefatura inmediata.
Artículo 12.—Salida del vehículo. Se procede lo siguiente:
a. Antes de que el vehículo salga de la entidad, es responsabilidad del conductor, conductora u choferes institucionales, realizar la revisión del vehículo con el Director Financiero o quien este designe, siguiendo las instrucciones que se haya dictado al respecto.
b. Si en un lapso de una hora a partir de la hora de salida programada no se ha utilizado el servicio asignado y no se ha comunicado la prórroga de salida, la Dirección Financiera dispondrá del vehículo para cubrir otras necesidades.
c. En el vehículo solamente pueden trasladarse los funcionarios y las personas que se autorizaron en la solicitud de gira.
Artículo 13.—Entrega del vehículo. Se procede lo siguiente:
1. Una vez finalizada la gira, es responsabilidad del conductor, conductora u choferes institucionales realizar la revisión del vehículo con el Director Financiero o quien este designe, siguiendo las instrucciones que se haya dictado al respecto.
2. No se deben dejar artículos personales, basura o materiales dentro del vehículo.
3. Los vehículos deben de ser entregados el día y hora señalada en la solicitud, en caso de requerir extender la gira debe de ser comunicado a la Dirección Financiera para validar la disponibilidad y ser autorizado por la Jefatura inmediata.
4. Si en la entrega del vehículo se determina que el mismo viene con algún daño, golpe o le hace falta alguna herramienta, el Director Financiero realizará la anotación en la boleta respectiva, lo comunicará al funcionario para que el funcionario realice el informe escrito correspondiente, además seguirá el procedimiento para aviso de accidentes.
5. La Dirección Financiera o quien este designe, realizará revisión de los vehículos después de cada servicio, y tendrá un lapso de un día hábil para notificar cualquier daño que haya sido causado en la gira o con ocasión de ésta, que no haya sido visto en la revisión de entrega.
Artículo 14.—Agrupación de solicitudes. Con el propósito de lograr un mejor aprovechamiento de los vehículos disponibles, la Dirección Financiera coordinará con los diferentes funcionarios el agruparlos en un solo vehículo cuando se dirigen a un mismo destino, con la finalidad de optimizar el recurso.
Artículo 15.—Utilización de otros medios de transporte. No se hará uso de vehículos institucionales, cuando resulte más ventajoso realizar un viaje utilizando los servicios particulares o de transporte colectivo de personas y su uso no perjudique la efectividad y oportunidad del trabajo, o bien que ponga en riesgo la salud o bienestar del funcionario a juicio de la Jefatura que solicite el servicio.
Artículo 16.—De la custodia de los vehículos. Todos los vehículos institucionales deben ser guardados al final de la jornada en el estacionamiento del edificio institucional. Excepto aquellos que se encuentren de gira, deberán ser guardados en la entidad el día en que se indica que finaliza la gira según la solicitud previamente aprobada.
Artículo 17.—Custodia de los vehículos en gira. Cuando un vehículo se encuentre en gira, deberá ser guardado en lugares que brinden las condiciones de seguridad adecuadas, para lo cual el funcionario a cargo del vehículo es el responsable de estacionar en los lugares adecuados según su valoración de la escogencia de un lugar seguro.
Artículo 18.—Uso de vehículos en días inhábiles. La circulación de vehículos institucionales, en horas y días inhábiles, estará restringido a casos especiales en que se amerite para desarrollar las funciones inherentes a la Institución. En este caso las giras deberán ser autorizadas...
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